Sistemele de arhivare și clasificare se împart în trei tipuri principale: alfabetic, numeric și alfanumeric. Fiecare dintre aceste tipuri de sisteme de arhivare are avantaje și dezavantaje, în funcție de informațiile care sunt depuse și clasificate. În plus, puteți separa fiecare tip de sistem de depozit în subgrupe. Un sistem eficient de clasificare a înregistrărilor folosește cel mai logic, practic și flexibil sistem de informație implicat.
Sisteme de arhivare topică alfabetică
Sistemele de actualitate alfabetice clasifică informațiile în funcție de subiect, apoi redă etichetele tematice în ordine alfabetică. Subiecte înrudite nu sunt păstrate împreună în acest sistem. De obicei, acest tip de sistem este cel mai bun atunci când sunt implicate cantități mici de informații. Acest tip de sistem de clasificare și clasificare este uneori cunoscut ca un sistem "dicționar". Atunci când sunt înregistrate nume personale, numele de familie sunt folosite ca sortare primară, cu numele de prim rang folosite numai în cazul unor nume de familie identice.
Alphabetical Enciclopedia Filing Systems
Într-un sistem de clasificare și clasificare a "enciclopediilor", informațiile sunt mai întâi defalcate pe categorii generale, subcategoriile fiind plasate în ordine alfabetică. Acest tip de sistem de arhivare este deosebit de util pentru manipularea unor cantități mari de informații deoarece utilizatorii sistemului nu trebuie să țină cont de numele unui anumit fișier pentru a-l găsi. În schimb, pot începe prin căutarea categoriei generale și căutarea în cadrul acesteia pentru a găsi fișierul specific de care au nevoie.
Sisteme de depozitare geografică alfabetică
Un subset al sistemului de clasificare și clasificare a encyclopedelor este sistemul de înregistrare geografică alfabetică. Într-un sistem geografic, categoriile majore sunt defalcate pe locații. Puteți utiliza orice dimensiune sau tip de locație, de la țări la orașe la birouri. Utilizatorii acestui tip de sistem încep prin a alege zona geografică relevantă pentru căutarea lor, apoi caută în ordine alfabetică în cadrul acelui subiect pentru a găsi informațiile specifice pe care le caută.
Sisteme numerice de arhivare drepte
Sistemele numerice de clasificare și clasificare numerică sunt foarte simple de utilizat, deoarece în general încep de la numărul unu și etichetează fiecare fișier cu numărul următor. Cu toate acestea, utilizarea acestui tip de sistem este limitată, deoarece adesea necesită un indice care să ajute utilizatorii să găsească fișierele pe care le caută, iar fișierele cu activitate ridicată pot deveni aglomerate în jurul aceleiași zone numerice.
Sisteme numerice de tip duplex
În sistemele de arhivare numerică duplex, fișierelor li se pun etichete numerice cu mai multe seturi de numere implicate. Acest tip de sistem de depozitare poate gestiona cantități mari de date. Diferitele seturi de numere pot corespunde unor categorii și subcategorii majore, paralele cu sistemul enciclopedic de depunere și clasificare. Un dezavantaj al unui astfel de sistem este că este necesar un indice pentru a înțelege ce se referă la fiecare grupare de numere. Un tip foarte familiar de sistem numeric duplex este sistemul Decimal Dewey, pe care majoritatea bibliotecilor le utilizează pentru a-și cataloga colecțiile.
Sisteme de depozitare cronologică
O altă subcategorie a sistemelor de evidență numerică sunt sistemele cronologice, în care fișierele sunt ordonate după dată. De obicei, fișierele sunt mai întâi grupate pe an, apoi pe lună, apoi pe zi. Fișierele de corespondență, cum ar fi listele de e-mail, sunt de obicei organizate în acest mod, mai întâi cu cele mai recente fragmente de date.
Sisteme de arhivare alfanumerice
În sistemele de arhivare alfanumerice, informațiile sunt clasificate pe categorii într-un sistem enciclopedic, dar folosesc ambele litere și numere pentru a desemna categorii. Folosirea literelor și a numerelor permite un domeniu mult mai mare de categorii decât utilizarea numai a numerelor. Astfel, sistemul de clasificare și clasificare al Bibliotecii Congresului, care este alfanumeric, permite o gamă mai mare de categorii decât sistemul Decimal al lui Dewey, care este limitat la zece categorii majore.
