O solicitare de ofertă, cunoscută și sub numele de RFP, este un document pe care îl creați atunci când trebuie să achiziționați noi bunuri sau servicii pentru afacerea dvs. Un RFP specifică nevoile dvs. specifice pentru potențialii furnizori și le invită să trimită sume licitate pentru a fi examinate, permițându-vă să alegeți furnizorul care poate oferi cel mai bun serviciu pentru afacerea dvs. în cadrul bugetului pe care îl permiteți. Deși nu există un format standardizat pentru scrierea mesajelor RFP, aceste instrucțiuni pas cu pas vă vor ajuta să creați un RFP eficient și clar pentru orice necesitate de afaceri.
Elementele de care aveți nevoie
-
Calculator cu program de procesare de text
-
Imprimantă (pentru trimitere prin poștă)
-
Hârtie (pentru trimitere prin poștă)
-
Plicuri / poștale (pentru poștă)
-
Acces Internet (pentru trimiterea prin e-mail)
Determinați nevoile dvs. Vreți să petreceți ceva timp determinând exact ceea ce cereți și cât sunteți dispuși să plătiți pentru el. Un RFP va acoperi atât nevoile dvs. necesare (cerințele dvs.) cât și cele "plăcute" (dorințele dvs.), dar asigurați-vă că identificați ce furnizor trebuie să furnizeze sau să ofere furnizorului pentru a vă câștiga afacerea. Aceasta este o piesă esențială a procesului - dacă nu vă puteți defini clar nevoile dvs., nu veți primi propuneri care să răspundă îndeplinirii acestor nevoi.
Proiectați o schiță. Din nou, în timp ce nu există reguli dure și rapide cu privire la modul de compunere a unui RFP, furnizați cele mai exacte și specifice informații pe care le puteți. Cel puțin, probabil vă veți găsi folosind anteturile secțiunilor care includ o introducere (nu numai o introducere la compania dvs., ci la proiect / necesitate și cum ați dori să vedeți că această nevoie trebuie abordată), cerințele (" - criteriile de selecție pe care le veți utiliza pentru a determina cine ați acorda suma licitată, bugetul (cât de mult sunteți dispus să cheltuiți) și termenele (cât de repede aveți nevoie de acest lucru). S-ar putea să observați că veți adăuga sau scădea secțiuni, după cum este necesar pentru RFP-ul dvs. special, sau chiar adăugați subsecțiuni pentru informații suplimentare pe care un furnizor ar trebui să le cunoască înainte de a licita.
Clătiți-vă secțiunea cu cerințe. Aceasta este de obicei cea mai lungă secțiune și cea care necesită cea mai mare atenție. Asigurați-vă că ați precizat ceea ce aveți nevoie, nu modul în care aveți nevoie de ea - cu excepția cazului în care procesul este o parte esențială și esențială a proiectului. De asemenea, utilizați cuvinte clare pentru a diferenția între "trebuie să aveți" (folosiți, trebuie, și necesare) și "frumos pentru a avea" (poate, poate și opțional).
Scrieți RFP. Puteți căuta online pentru eșantioane RFP dacă aveți blocul scriitorului.
Verificați și verificați corect contul dvs. RFP. În unele industrii, un zecimal deplasat poate face o diferență uriașă.
Distribuiți-vă RFP. Puteți să o trimiteți prin poștă sau să o trimiteți prin e-mail potențialilor furnizori pe care îi cunoașteți sau să-i faceți disponibil în alte moduri, cum ar fi plasarea pe site-ul companiei dvs.
Selectați suma licitată câștigătoare.
sfaturi
-
Pregătiți-vă RFP cu 8 - 10 săptămâni înainte de a avea nevoie de proiect sau serviciu. Acest lucru permite timp pentru ca propunerile să se filtreze și să facă cea mai bună decizie prozabilă.
Decideți în prealabil ce criterii de selecție veți utiliza pentru a determina oferta câștigătoare. Toate companiile au putere diferită și își vor adapta propunerea de a juca în aceste puncte forte. Căutați cel mai bun preț, cel mai experimentat furnizor sau cel mai rapid timp de întoarcere?
Puteți solicita furnizorilor să-și pregătească propunerile într-un mod sau într-un mod specific, dar să le spună această cerință în RFP.
Avertizare
De obicei, vânzătorul plătește pentru a-și pregăti propriile propuneri / oferte ca o practică comună în majoritatea industriilor. Cu toate acestea, poate doriți să clarificați acest lucru în mod clar în RFP.
