Fiecare cerere de propuneri ar trebui să includă o scrisoare de intenție, chiar dacă oferta dvs. conține un rezumat. Fiecare dintre ele servește un scop diferit și lucrează împreună nu numai pentru a crea o impresie bună, dar și pentru a dovedi că înțelegeți atât cerințele clientului, cât și cele ale locului de muncă. Cu toate acestea, pentru că o scrisoare de intenție ar trebui să demonstreze că înțelegeți cerințele cheie ale clientului fără a deveni o mini-propunere, unii oameni consideră că este mai dificil de scris.
Setați tonul potrivit
Relația dvs. cu clientul potențial și, uneori, instrucțiunile din kitul RFP, determină dacă scrisoarea trebuie să aibă un ton formal sau personal. Atâta timp cât sunteți sincer și sincer, scrisori personalizate în care compliment și mulțumesc clientului sunt adesea cele mai eficiente. De exemplu, includeți declarații precum "Vreau să profit de această ocazie pentru a vă mulțumi pentru tot ajutorul dvs." și "ajutorul și îndrumarea dvs. s-au dovedit a fi de neprețuit" în corpul scrisorii.
Format și stil
Folosind papetărie cu antet și un format de scrisoare de afaceri, împărțiți litera în trei secțiuni: o introducere, un corp și un scurt paragraf de închidere. Utilizați un font de serif, cum ar fi Garamond, Georgia sau Times New Roman, deoarece mulți oameni găsesc mai ușor caracterele serif. Limitați scrisoarea de intenție la cel mult una sau două pagini.
Deschiderea
Deschideți scrisoarea de intenție cu o scurtă declarație de deschidere, cum ar fi "Inclus este propunerea pe care am promis-o" sau "Mi-a plăcut să vorbesc cu dvs. despre proiectul dvs. de propunere". Urmați acest lucru cu un paragraf în care comunicați înțelegerea deplină prin reamplarea specificului cerințele care conduc RFP. Spuneți cititorului dacă propunerea include orice atașament și, dacă este cazul, evidențiați scurt conținutul și terminați introducerea specificând intervalul de timp în care este validă oferta de preț.
Corpul
Includeți orice informație cerută, cum ar fi istoricul, calificările sau referințele afacerii pe care RFP le poate solicita în corpul scrisorii. Concentrați restul scrisorii asupra adresării a până la patru nevoi cheie ale clientului. De exemplu, utilizați puncte pentru a rezuma modul în care produsul sau serviciul dvs. vor satisface nevoile cele mai importante ale clientului. Apoi, extindeți fiecare punct de marcaj în paragrafele rămase.
Inchide
În paragraful de încheiere, asigurați-vă că ați furnizat informații complete pentru persoana de contact, inclusiv numele, titlul, adresa, numărul de telefon, numărul de fax și adresa de e-mail. Includeți un "pas următor" sau o chemare la acțiune, cum ar fi "Vă voi contacta mai târziu în această săptămână pentru a răspunde la orice întrebări ați putea avea" sau "Vă voi suna săptămâna viitoare pentru a discuta această propunere" numele și titlul.
