Comunicarea eficientă și schimbul de informații sunt esențiale pentru succesul proiectului. Comunicarea clară asigură că fiecare membru al echipei înțelege rolul și obiectivele sale în cadrul proiectului. Schimbul de informații permanent ține toți membrii echipei conștienți de progres și scoate în evidență orice problemă care ar putea afecta progresul. Necomunicarea eficientă poate duce la întârzieri costisitoare care influențează succesul proiectului.
Plan de proiect
Planul de proiect este central pentru toate comunicările de proiecte, raportate de TechRepublic. Planul permite fiecărui membru al echipei să știe ce ar trebui să furnizeze proiectul și cine este responsabil. Acesta oferă datele-cheie și dependențele de proiecte și întrerupe programele complexe în componente mai mici pe care membrii individuali le pot înțelege mai ușor.
Viziune
Comunicarea asigură că fiecare membru al echipei împărtășește aceeași viziune a rezultatului proiectului. O ediție din 2002 a "Houston Business Journal" a descris modul în care arhitecții, o companie de construcții și dezvoltatorii au colaborat cu managerii companiilor de clienți pentru a atinge succesul proiectului printr-un singur obiectiv comun - un parc de afaceri care să răspundă nevoilor utilizatorilor săi.
Planificarea comunicării
Un proiect mare implică mulți membri ai echipei și o gamă largă de canale de comunicare. Pentru a asigura comunicarea eficientă și schimbul de informații, este important ca managerul de proiect să planifice și să gestioneze procesul de la început, identificând cine are nevoie de informații diferite în diferite etape ale proiectului. Procesul este continuu, conform consultanței Project Perfect, care afirmă că managerii de proiecte își petrec majoritatea timpului pe sarcini de comunicare.
Administrarea informației
Membrii echipei au nevoie de acces rapid la cele mai recente versiuni ale documentației de proiect. Prin crearea unui singur site web sau a unei baze de date, managerii de proiect pot centraliza toate informațiile și pot oferi membrilor echipei acces sigur la documente importante, cum ar fi planurile, orarele, furnizorii, minutele de întâlnire și rapoartele de progres.
stare
TechRepublic identifică rapoartele de stare ca fiind una dintre cele mai importante comunicări de proiecte. Partajarea actualizărilor de stare asigură faptul că toți membrii echipei sunt conștienți de orice probleme critice sau de schimbări neașteptate care ar putea afecta programele sau costurile proiectului. Acestea pot lua apoi toate măsurile de remediere necesare.
Unelte
Instrumentele de comunicare, cum ar fi e-mail, videoconferințe și teleconferințe, fac ca membrii echipei de proiect să poată colabora și să schimbe informații chiar și atunci când lucrează în diferite locații. Instrumentele de rețele sociale joacă, de asemenea, un rol important în gestionarea proiectelor. Membrii pot folosi instrumente, cum ar fi Twitter sau Facebook, pentru a posta scurte actualizări de stare sau comentarii cu privire la probleme importante legate de proiect.
