Scrierea pentru un public de afaceri nu este același lucru cu a scrie o scrisoare unui prieten. Scopul scrisorii este diferit - în general, veți transmite informații specifice sau veți cere cuiva să efectueze o anumită acțiune - și există anumite așteptări cu privire la formatare și stil. Adesea, o scrisoare de afaceri va fi prima impresie pe care o faci pe cineva, deci este important sa o faci bine.
Ce este o scrisoare de afaceri?
O scrisoare de afaceri este orice scrisoare pe care o organizație o trimite unei alte organizații sau corespondență între o organizație și clienți, furnizori și alte părți. O scrisoare pe care o scrieți ca parte a postului dvs. se va califica drept o scrisoare de afaceri, dar orice scrisoare pe care o trimiteți unei afaceri, unei organizații, unui grup comunitar sau unui individ într-un context profesional va intra și în această categorie. Testul principal este unul de conținut: va primi destinatarul dvs. un interes în ceea ce scrieți, în măsura în care afectează viața profesională? Dacă da, atunci scrisoarea dvs. se va califica drept o scrisoare de afaceri.
De ce ar trebui să scrieți o scrisoare de afaceri
Întreprinderile scriu clienților, clienților, furnizorilor și părților interesate să transmită informații importante. De exemplu, pot să comande bunuri de la un producător, să actualizeze un client cu privire la starea comenzii, să descrie modificări semnificative ale termenilor și condițiilor companiei, să identifice o problemă care a apărut sau să transmită fondul comercial. Multe scrisori de afaceri vor include un apel la acțiune, adică scrisoarea va solicita informații specifice sau un răspuns de la destinatar.
Persoanele fizice aleg formatul scrisorii de afaceri atunci când este nevoie să scrieți într-o manieră clară și profesională. Exemplele includ o cerere de angajare, o scrisoare de intenție, o scrisoare de plângere, o scrisoare de demisie, o scrisoare de referință, acceptarea sau respingerea unui angajament formal sau solicitarea de informații de la o afacere. Aceste scrisori au în comun o așteptare că veți fi succint și specific, mai degrabă decât creativ sau evocator în stilul dvs. de scriere.
Formatele pentru o scrisoare de afaceri
Întreprinderile din Statele Unite utilizează unul din cele patru formate comune de litere, care sunt enumerate mai jos. Dintre acestea, stilul blocului este cel mai popular.
Blochează formatul literei: Cu un stil de literă blocată, tot textul este în linie cu marginea din stânga. Veți structura litera, astfel încât textul rândului să fie singur, iar paragrafele să fie dublate. Marginile au în mod obișnuit un set standard de un inch, deși unele întreprinderi variază acest lucru pentru a se potrivi stilului lor de casă.
Semi-bloc format scrisoare: Semi-blocul este identic cu cel al blocului, cu excepția faptului că primul rând al fiecărui paragraf este indentat.
Format alternativ de litere bloc: Acest format urmărește îndeaproape formatul blocului, cu excepția faptului că în partea dreaptă a paginii apare data, închiderea completă ("sincer") și numele, titlul și semnătura scriitorului. Cu excepția cazului în care utilizați un antet, adresa de întoarcere a scriitorului va apărea, de asemenea, în partea dreaptă.
Formatul simplificat al literelor: O altă variantă a formatului blocului, stilul simplificat omite salutul de deschidere ("Stimate domn Smith:"). Alegeți acest format atunci când nu aveți numele destinatarului.
Cum să adresați destinatarii într-o scrisoare de afaceri
Adresarea unei scrisori de afaceri unui singur destinatar este relativ simplă. Trebuie doar să scrieți numele și adresa destinatarului pe blocul de adrese interior din partea stângă a paginii. Deschideți scrisoarea dvs. cu salutul: "Stimate Dl / Doamna / Doamna prenume:" sau "Stimate Domn / Doamnă:" Notați colonul la sfârșitul salutării - doar o scrisoare personală conține o virgulă aici; o scrisoare de afaceri foloseste intotdeauna un colon.
Este acceptabil să scrieți primul nume al persoanei dacă sunteți în nume de primire cu destinatarul, de exemplu, ați întâlnit de mai multe ori și cunoașteți persoana bine. În acest caz, salutul tău ar fi citit: "Dragă Iosif:" Nu ajunge imediat la un prim nume; este considerat nepoliticos.
Pentru a aborda mai mulți destinatari în aceeași literă, alegeți una dintre următoarele opțiuni:
În cazul în care destinatarii lucrează în aceeași locație: Scrieți titlul, numele și (opțional) titlul de activitate al fiecărui destinatar urmat de adresa companiei unice în blocul de adrese interior. Pentru salut, listați numele fiecărui destinatar în aceeași ordine în care apar în adresă.
Exemplu:
Doamna Sophia Proctor, CEO Domnul Martyn Byrne, directorul vânzărilor Dr. Regan Coulson, director de marketing ABC Limited Strada orașului Townsville, Kentucky 395494
Dragă doamnă Proctor, domnul Byrne și dr. Coulson:
În cazul în care destinatarii lucrează la adrese diferite: Fiecare destinatar trebuie să primească o scrisoare proprie, astfel încât va trebui să pregătiți mai multe copii ale aceleiași comunicări. Utilizați adnotarea pentru copia după încheiere - "cc:" - pentru a afișa numele celorlalți destinatari. Adnotarea permite fiecărui destinatar să știe cine sunt ceilalți destinatari.
Exemplu:
Doamna Sophia Proctor, CEO ABC Limited Strada orașului Townsville, Kentucky 395494 Dragă doamnă Proctor: Corpul scrisorii Cu sinceritate, femeie necunoscută Cc: Domnul Martyn Byrne, Director de vânzări, Dr. Regan Coulson, Director de marketing
Când sunt mulți destinatari: Când scrieți la mai mulți destinatari, cum ar fi membrii unui consiliu de administrație, este indicat să scrieți o scrisoare și să o adresați grupului în ansamblu. De asemenea, salutul ar trebui să facă referire la corpul oamenilor, de exemplu, "Departamentul de vânzări sau Stimate colectiv de legătură". Utilizați un bloc de distribuție la sfârșitul literei pentru a lista membrii grupului care ar trebui să citească litera.
Exemplu:
Consiliul de Administrație ABC Limited Strada orașului Townsville, Kentucky 395494 Stimați membri ai consiliului: Corpul scrisorii Cu sinceritate, femeie necunoscută Distribuție: Doamna Sophia Proctor Domnul Martyn Byrne Dr. Regan Coulson Doamna Elizabeth Mejia Prof. Zayne Vargas Domnul Cohen Andersen
Diferitele părți ale unei scrisori de afaceri
Fie că utilizați un format blocat sau un alt stil, scrisoarea dvs. de afaceri trebuie să conțină următoarele secțiuni:
Hirtie sau adresa de retur: Întreprinderile utilizează, de obicei, hârtie tipărită, care include un logo sau un antet special conceput în partea superioară a colii. Antetul poartă adresa și datele de contact ale organizației. Dacă nu folosiți antet, scrieți numele și adresa în colțul din stânga sus al literei. Este acceptabil, dar nu obligatoriu, să includeți numărul dvs. de telefon și adresa de e-mail dacă acest lucru ar fi util pentru destinatar.
Data: Scrieți data într-un format de lună-zi-an imediat sub adresa de retur. Deoarece alte țări utilizează formatul de zi-lună-an, evitați confuzia prin transcrierea datei în cuvânt, mai degrabă decât în forma numerică - "28 iunie 2018".
Adresa interioară: Scrieți numele destinatarului, numele companiei, adresa și codul poștal. Includeți un titlu de locuri de muncă, dacă este cazul. Aliniați întotdeauna adresa interioară la marginea din stânga atunci când utilizați papetărie standard de afaceri. A face acest lucru înseamnă că adresa va apărea în fereastra plicului când este pliată în trei secțiuni.
Salut: Nu uitați să utilizați un colon după salutare așa cum este descris mai sus.
Linia de subiect: Adăugarea unei linii de subiect opționale îi ajută pe destinatar să înțeleagă rapid ce este scrisoarea. Iată un exemplu:
Dragă Phillips:
Cerere pentru pachetul de aplicații pentru angajare
Corp: Aici cauciucul întâlnește drumul. Începeți cu o scurtă declarație care descrie de ce scrieți, urmată de o serie de paragrafe care subliniază problema la îndemână. Mențineți litera concisă. Pentru majoritatea scrisorilor de afaceri, două-cinci paragrafe sunt ideale.
Complimentare aproape: Aveți diferite opțiuni pentru a rotunji o scrisoare de afaceri. Aici sunt cateva exemple:
- A ta cu adevărat,
- Cu sinceritate,
- Al dumneavoastră,
- Cu respect a ta,
- Cordial,
- Cele mai bune gânduri,
Semnătură: Imprimați numele și titlul postului dvs., lăsând un spațiu între numele dvs. tastat și închiderea completă. Veți semna numele dvs. în acest spațiu.
Carcase și copii de carbon: Includeți un cc: dacă trimiteți copii ale scrisorii către altcineva. Dacă există documente anexate la literă, scrieți "Enclosure" sau "Encl." sub blocul de semnătură.
Cum de a scrie corpul unei scrisori de afaceri
Indiferent de scopul scrisorii dvs. de afaceri, este esențial să păstrați corpul scrisorii clar și concis. Înțelegeți că destinatarul dvs. este ocupat și că este posibil să îl deplasați. Structură scrisoarea în paragrafe logice - o idee pe paragraf - astfel încât destinatarul poate ajunge rapid la linia de jos.
Concisul înseamnă totuși blunt; trebuie să depuneți eforturi pentru un ton diplomatic și profesional. Luați în considerare cele două exemple:
După o analiză atentă, am decis să accept o poziție la o altă companie. Voi lucra la compania ABC.
A doua versiune este concisă, dar este prea directă și inutil de dur în ton. Poate ofensa cititorul. Primul exemplu, în timp ce este mai puțin succint, este mai respectuos.
Odată ce ați făcut punctele în corpul scrisorii, încheiați cu o chemare la acțiune, o scurtă declarație care descrie ceea ce doriți să se întâmple acum. Amintiți-vă că cititorul dvs. este ocupat. Nu lăsați-o să ghicească ce ar trebui să facă în continuare. Aici sunt cateva exemple:
Dacă sunteți de acord cu această propunere, răspundeți amabil până în 31 mai. Dacă doriți informații de contact pentru persoanele care au utilizat cu succes serviciile XYZ, vă rugăm să ne trimiteți un e-mail la [email protected].
Opțiuni pentru voce și limbă
Limba scrisorilor de afaceri variază de la un stil relaxat, conversativ la stilul hiper-formal, tehnic găsit în corespondența legală. Cele mai eficiente scrisori de afaceri găsesc un echilibru între aceste două extreme. Deși scrisorile de afaceri au devenit mai puțin formale în timp, scrierea prea obișnuită se poate întâmpla ca neprofesională și inexistentă. Formatul scris formal, pe de altă parte, poate înstrăina cititorii care nu înțeleg limbajul, terminologia și expresia specifice industriei. Ca și în cazul tuturor lucrărilor de scris, trebuie să corespundă tonului cu publicul. Acest lucru vă oferă multă libertate în ceea ce privește stilul pe care îl alegeți.
Dacă nu lucrați într-o industrie deosebit de formală, cum ar fi sectorul bancar, trebuie să vă străduiți să utilizați cuvintele zilnice în loc de echivalentul lor oficial - "începe" în loc de "începe", "termin" în loc de "terminați" și "încercați" "efort." Păstrarea simplă poate părea contradictorie, deoarece majoritatea oamenilor asociază vocabularul profesional cu cuvinte mai lungi și mai complexe. Cu toate acestea, claritatea este cheia. Este mult mai important ca destinatarul să înțeleagă scrisoarea dvs. cu efort minim din partea lui, decât să vă prezinte vocabularul impresionant.
Evitați contracțiile cum ar fi "Sunt," "nu pot" și "nu", cu excepția cazului în care acestea sunt o caracteristică specifică a stilului companiei dvs. Unele companii preferă să folosească o voce mai informală atunci când scriu către consumatori pentru a deschide conversația; alții ar lovi în schimb un ton oficial. Consistența este cheia. Dacă preferați un stil de a scrie peste altul, asigurați-vă că ați comunicat alegerile dvs. de stil în întreaga organizație și asigurați-vă că toată lumea urmărește același ghid de stil.
Exemplu de scrisoare de afaceri
Punând totul împreună, iată un exemplu de scrisoare scurtă de afaceri în format bloc:
Domnul Kurt O'Ryan ABC Limited Strada orașului Townsville, Kentucky 395494 11 ianuarie 2018 Dragă domnule O'Ryan: Vă scriu încă o dată pentru a vă mulțumi încă o dată pentru sprijinul dvs. activ în programul nostru de dezvoltare comunitară "Grow Wild" din Townsville. Feedback-ul dvs., critica constructivă și experiența dvs. valoroasă au contribuit semnificativ la implementarea cu succes a acestui proiect. Am primit acum finanțare completă pentru proiectul nostru de urmărire, care este intitulat provizoriu "Nature on Your Doorstep". Am fi încântați dacă ați putea fi de acord să vă continuați cooperarea în acest proiect. Cu siguranță ne-am putea folosi înțelegerea și expertiza. Vă anexez o scurtă broșură care descrie propunerea pentru examinarea dumneavoastră. Aș dori să vă întâlnesc cu dvs. pentru a discuta despre pașii următori și vă vom suna săptămâna viitoare pentru a programa o programare. Vă mulțumim anticipat pentru examinare. Al dumneavoastră, femeie necunoscută Anexat:
