Toate scrisorile de afaceri trebuie să aibă o comunitate - scrisă clară și cordială. Scrisorile de afaceri pot varia în funcție de obiectivele lor, creând un sortiment de stiluri de scrisori de afaceri.
Caracteristici
Toate scrisorile de afaceri trebuie să aibă data curentă, adresa de retur, adresa destinatarului, salut și semnătură.
Format
Literele de afaceri pot fi scrise fie în blocuri complete, fie în blocuri modificate. Într-o literă completă, toată scrierea începe la marginea din stânga, fără îndoială în paragrafe. Cu toate acestea, în litera de stil modificată, paragrafele sunt indentate în cinci spații, iar data și semnătura încep în centrul paginii.
Tipuri
Scrisoarea de aplicare este un stil foarte popular de scrisoare de afaceri. Scrisorile de aplicare sunt scrise de persoanele care caută un loc de muncă. Aceste scrisori reprezintă un instrument introductiv pentru potențialii angajatori. Scrisorile de aplicare sunt, de asemenea, numite scrisori de intenție, dar este important să rețineți că termenul "scrisoare de intenție" se poate referi și la un alt stil de afaceri. Aceste tipuri de scrisori de afaceri se referă la documente care sunt incluse în pachete. Aceste scrisori de însoțire descriu, de obicei, conținutul unui pachet pentru cititor și servesc drept confirmare destinatarului.
O scrisoare de acceptare este de obicei scrisă ca răspuns la o cerere sau ca răspuns la o invitație de un fel. O scrisoare de confirmare va fi trimisă ca răspuns la o scrisoare de acceptare și va acționa ca chitanță pentru ambele părți.
Atunci când un client este nemulțumit de bunuri sau servicii, este obișnuit să trimiteți o scrisoare de plângere. Scrisoarea de plângere trebuie să conțină informații specifice care să îi ajute pe destinatar să identifice persoanele sau bunurile implicate în această problemă. Plângerile de scrisori sunt, de asemenea, transmise între întreprinderi.
Beneficii
Toate scrisorile de afaceri, indiferent de stil, servesc ca documentație de comunicare între două părți. Acest lucru poate fi extrem de benefic pentru ambele părți în cazul în care apar dezacorduri sau neînțelegeri.
Avertizare
Aveți grijă să utilizați un limbaj cordial, formal atunci când scrieți o scrisoare de afaceri. Evitați utilizarea argoului, deoarece acest tip de limbaj informal nu este potrivit pentru afaceri. De asemenea, asigurați-vă că scrieți corect numele destinatarului și păstrați-vă scrisoarea și scurtă.
