Indiferent dacă comandați mărfuri, solicitați o poziție, solicitați fonduri, exprimați aprecieri sau plângeri, ori de câte ori faceți o organizație, trebuie să scrieți o scrisoare de afaceri. Trebuie să respectați procedurile stabilite și să includeți componentele necesare în fiecare literă pe care o scrieți. Începeți cu o foaie de hârtie cu antet care conține adresa organizației dvs. Alternativ, puteți crea propriul antet personal care include numele dvs. complet, adresa, codul poștal, numărul de telefon și adresa de e-mail.
Data
Lăsați cel puțin o linie necompletată între antet sau antet și data. Utilizați formatul datei americane, de exemplu, 23 mai 2011, când scrieți la organizații din Statele Unite. Nu utilizați indici ca cel de-al doilea. Puteți ori să lăsați justificați data sau fila la punctul central și tastați data.
Adresa interioară
Adresa internă sau adresa destinatarului începe cu un inch (trei linii goale) sub această dată. Este întotdeauna îndreptată spre stânga. Verificați dublu ortografia numelui destinatarului și adresa poștală. Includeți un titlu personal, cum ar fi domnul, doamna, dr., Doamna sau domnișoara și un titlu de companie, cum ar fi directorul de marketing. Dacă nu sunteți sigur despre niciun titlu, telefonați recepționatul la organizație.
Salut
Lăsați o linie necompletată după adresa interioară. Dacă cunoașteți destinatarul, puteți folosi numele ei, de exemplu, Dragă Maria. În alte cazuri, folosiți titlul și prenumele personale, de exemplu: Dragă doamnă Johnson. Dacă nu sunteți sigur de genul destinatarului, utilizați numele complet. Poți include o virgulă sau o colon după salutare sau omite orice punctuație.
Corp
Lăsați o linie goală după salut. Spațiul unic și stânga justifică paragrafele din corpul literei. Cele mai multe litere conțin cel puțin trei paragrafe. În primul paragraf introduceți scopul scrisorii. Dacă răspundeți la un anunț de locuri de muncă, denumiți poziția și identificați sursa acesteia. De exemplu, puteți scrie: "Poziția directorului de marketing anunțat online descrie cu exactitate abilitățile și abilitățile mele".
Al doilea și al treilea paragraf conțin detalii specifice care susțin acest scop. De exemplu, dacă vă plângeți pentru un produs sau serviciu, includeți data achiziției, numărul facturii și motivul nemulțumirii.
Utilizați paragraful final pentru a reda scopul și răspunsul așteptat. De exemplu, scrieți "Vă rugăm să ne contactați personal dacă aveți întrebări sau comentarii cu privire la noua noastră linie de produse. Aștept cu nerăbdare să vă satisfacem nevoile de corespondență de afaceri pentru mulți ani care vor veni". Lăsați o linie între fiecare paragraf.
Închidere
Lăsați o linie necompletată după ultimul paragraf al literei. Încheiați scrisoarea cu o închidere completă adecvată, cum ar fi Cu stimă, cu dvs. sau cu dvs. cu cordon. Dacă un punct sau o virgulă a urmat salutul, includeți o virgulă după închidere. Lăsați trei până la patru linii goale pentru semnătura dvs. Sfârșit cu semnătura și titlul dvs. de scris, de exemplu, John Stewart, Manager de vânzări.
