Coordonarea proiectelor se referă în general la planificarea și gestionarea simultană a mai multor sarcini. Coordonarea este esențială pentru o afacere care se ocupă de două sau mai multe proiecte conexe. Proiectele variază în funcție de obiectivele afacerii, dar pot include lansarea unui nou produs sau extinderea serviciilor în domenii noi. Un coordonator de proiect deține adesea roluri și responsabilități diferite, în funcție de industrie, mărime de afaceri și obiectivul proiectului. De exemplu, corporațiile ar putea desemna coordonatori de proiect separați pentru a face față afacerilor interne și internaționale; în timp ce întreprinderile mici pot împlini sarcinile de coordonare a proiectelor de bază într-un rol de conducere. Coordonatorii de proiecte pot servi ca factori de decizie sau asistenți pentru a conduce managerii.
Elementele de bază
Sfera de proiect (de exemplu, integrarea proiectelor cu echipe diferite sau luarea în considerare a opțiunilor alternative) și termenul (atât pe termen scurt, cât și pe termen general) reprezintă caracteristici esențiale - mai ales că o coordonare de succes necesită o planificare pe termen lung, combinată cu execuția fără probleme. De exemplu, dacă afacerea dvs. intenționează să deschidă o nouă locație, trebuie să anticipați cu precizie cât timp va dura construirea unui magazin, obținerea permiselor necesare, achiziționarea de mobilier sau echipamente, precum și angajarea și instruirea unui personal suficient. Astfel, o întârziere în primirea bunurilor esențiale poate afecta un întreg proiect, de exemplu prin adăugarea de costuri suplimentare ale proiectului.
Angajați
Pentru a menține eficiența, vă recomandăm să desemnați o persoană sau o echipă de persoane pentru a fi coordonatori de proiect. Coordonatorii de proiecte trebuie să aibă abilități puternice de rezolvare a problemelor pentru a anticipa și a răspunde întârzierilor sau situațiilor neașteptate. În plus, ei ar trebui să poată interacționa și să negocieze cu diferite tipuri de persoane. Dacă un proiect implică lucrul cu o afacere în Mexic, atunci coordonatorii ar trebui să realizeze că obiceiurile de afaceri diferă în Mexic față de Statele Unite. Dacă nu puteți crea un rol independent de coordonator de proiect, atunci ajustați îndatoririle coordonatorului de proiect pentru a servi ca asistent de echipă executiv. De exemplu, un asistent de proiect ar putea programa întâlniri, să pregătească agende și să evalueze progresele realizate cu scopul general de a sprijini eficiența proiectelor.
Software-ul
Incorporați programe software pentru a spori eficiența, cum ar fi păstrarea fișierelor de proiect și gestionarea informațiilor cheie. Pentru anumite proiecte, foi de calcul, grafice sau diagrame de perete funcționează eficient. De asemenea, utilizați programe cum ar fi Microsoft Excel sau Project, sau chiar dezvoltați software proprietar. De exemplu, puteți proiecta un program care să se concentreze pe un aspect important, cum ar fi costurile totale ale proiectului sau problemele legate de controlul calității. Asigurați-vă că informațiile despre proiect rămân ușor accesibile participanților-cheie.
consideraţii
Unele proiecte implică persoane din diferite organizații sau întreprinderi care lucrează împreună pentru a atinge un obiectiv similar. Analiza continua a riscurilor proiectului, cum ar fi in cazul in care un membru al echipei nu este in masura sa obtina un permis sau sa livreze livrarile la timp. Coordonarea proiectelor trebuie să includă planuri de urgență care pot fi implementate rapid, dacă este necesar.
administrare
Etapele de coordonare a proiectului includ, de obicei, crearea unui obiectiv general, planificarea sarcinilor esențiale, plus executarea și controlul proiectului. Elaborați o analiză SWOT (puncte forte, puncte slabe, oportunități, amenințări) sau STEP (social, tehnologic, economic și politic) în diferite etape pentru a evalua progresul proiectului.
