Gestionarea eficientă a proiectului înseamnă documentarea a ceea ce veți face și a ceea ce sa făcut.Atât carta proiectului, cât și domeniul de aplicare al proiectului sunt create la începutul fazei de inițiere a unui proiect și fiecare conduce proiectul în direcția corectă. În timp ce ambele documente sunt esențiale pentru a obține un proiect de la sol, au scopuri, publicuri și conținuturi foarte diferite.
Autorizare
Carta are un scop principal: de a autoriza un manager de proiect să utilizeze resursele definite pentru a finaliza un proiect. În al doilea rând, carta ar trebui să atribuie un sponsor de proiect. Acești doi oameni vor gestiona și susține proiectul în mai multe echipe și în mai multe etape. Carta ar trebui să fie un document concis, care începe cu o scurtă introducere a proiectului, care include obiective, scop și data de încheiere a țării; include un tabel care cuprinde managerul de proiect, sponsorul și orice alte părți interesate executive; și să încheie cu semnăturile cu participanții numiți. Carta ar trebui să dureze mai mult de două pagini.
Aprobare
Deoarece charterul este semnat de cel puțin un membru al personalului de conducere, sponsorul, acesta oferă valabilitatea documentată a proiectului. Carta este adesea livrată directorilor sau altor membri ai echipei de rang înalt și observă că proiectul a fost aprobat. Deoarece numeroase proiecte sunt gestionate în departamente, această aprobare servește, de asemenea, înștiințarea altor echipe că va fi necesară cooperarea lor. În mod frecvent, charterul este prezentat împreună cu un caz de afaceri, iar aceste două documente înregistrează motivul pentru proiect.
Obiective
Domeniul de aplicare al proiectului definește parametrii proiectului. Inițial, se pregătește un document preliminar de aplicare (împreună cu documentul de însoțire și alte documente de inițiere) pentru a stabili obiectivele. Acest document este prezentat, de obicei, conducătorilor echipei care vor contribui la echipa de proiect, deși nu include modul în care vor fi finalizate sarcinile. De exemplu, într-un proiect de construcție, sfera preliminară ar descrie structura care urmează să fie construită, inclusiv numărul de camere, imaginile de pe pătrat și numărul de intrări.
Responsabilitate
Documentul de domeniu va ajuta părțile interesate să determine dacă un proiect este complet. Întrucât documentul de domeniu definește ceea ce va furniza proiectul, este util în cadrul întregului proiect pentru a determina dacă proiectul este pe cale de a încheia cu succes. Dacă proiectul dvs. este de a implementa o suită de software care include trei aplicații și ați finalizat două, nu ați respectat domeniul de aplicare promis. Domeniile de aplicare se schimbă adesea în timpul unui proiect din acest motiv. Spre deosebire de o cartă, documentele de domeniu sunt considerate documente "vii" și, pe măsură ce se descoperă noi informații, obiectivele pot fi modificate.
