Pregătirea corectă a facturilor comerciale face ca afacerea dvs. să fie plătită în timp util pentru produsele sau serviciile sale. O abordare detaliată a facturării vă poate ajuta, de asemenea, să vă mențineți înregistrări mai bune și să vă mențineți bugetul pe drumul cel bun.
Creați un formular standardizat
Creați un șablon de factură comercială care include categorii pentru toate informațiile relevante. Formularul care poate fi completat trebuie să includă antetul companiei dvs. sau logo-ul și informațiile de contact, inclusiv numerele de telefon și de fax, adresa de e-mail și adresele de internet. Includeți pete pentru a completa data ordonării și data facturii, numele sau codul agentului de vânzări și numărul licenței sau codului fiscal al contractorului, dacă este cazul. Creați coloane care vă permit să completați cantitățile, descrierile și prețurile pentru articolele vândute și un element rând pentru a adăuga impozitul pe vânzări și pentru a calcula un total. Lăsați un spațiu pentru note.
Fii specific
Atunci când detaliați serviciile sau articolele vândute, specificați-vă. Includeți numere de parțial, coduri de referință sau descrieri care vă fac clar și cumpărătorului ce factură se referă. Descompuneți munca orară și includeți descrierea serviciilor efectuate. Acest lucru vă ajută să urmăriți inventarul și produsul de lucru și permite clientului să vadă o listă detaliată a ceea ce este taxat. În cazul unui litigiu, factura poate elimina neînțelegerile și vă poate ajuta să evitați întârzierile de plată. În cazul în care un număr de comandă de achiziție sau un cod de autorizare de la cumpărător a fost implicat în tranzacție, includeți și aceasta.
Du-te on-line
Creați o versiune electronică a facturii comerciale pentru a face procesele de facturare mai rapide și mai eficiente. Facturile generate electronic și trimise prin e-mail pot fi, de asemenea, urmărite eficient, mai ales dacă solicitați o "chitanță de citire" pentru a urmări când destinatarul a primit și a deschis documentul. Astfel se evită revendicările posibile ale unei facturi pierdute prin poștă. Dacă emiteți facturi pe suport de hârtie, includeți un plic cu plăți poștale pentru a încuraja plata rapidă.
Furnizați opțiunile de plată
Notați cu privire la factură atunci când plata este scadentă și listați penalitățile sau taxele pentru plățile întârziate. Includeți indicații privind modul în care factura poate fi plătită, cum ar fi opțiunile online, cecul corporativ, cecul de casă, ordinul de plată sau cardul de credit corporativ. Furnizați numărul direct departamentului dvs. contabil în cazul în care un client dorește să efectueze o plată sub formă de transfer bancar sau card de debit prin telefon.
