Datele trebuie să fie întotdeauna ușor accesibile, astfel încât angajații să poată lucra la date în orice moment și de oriunde. Internetul a fost un instrument util în creșterea accesibilității datelor. Datele disponibile online pentru a accesa - atunci când un angajat călătorește, de exemplu - este o tehnică utilizată pentru gestionarea unor cantități mari de date.
De introducere a datelor
O parte din tehnicile de gestionare a datelor apar înainte ca datele să intre chiar în baza de date. Datele trebuie să fie corecte la prima intrare, ceea ce înseamnă că persoana care corectează inițial datele trebuie să înregistreze datele corect. De exemplu, atunci când un client raportează o modificare a adresei prin telefon, reprezentantul serviciului pentru clienți trebuie să audă corect clientul, astfel încât adresa să fie corect introdusă în baza de date. O tehnică pentru evitarea erorilor este aceea de a repeta informațiile înapoi la client.
Copia de rezerva a datelor
Datele pierdute pot avea un efect dăunător asupra companiei, costând timpul companiei în timp ce încearcă să înlocuiască datele pierdute, potrivit IBM. Companiile se bazează adesea pe metode de rezervă care stochează informații cruciale, astfel încât aceste informații să poată fi recuperate în cazul în care aceste informații sunt pierdute.
Curățarea datelor
Curățarea datelor este actul de fixare a datelor incorecte, consolidarea datelor și ștergerea datelor irelevante. Curățarea datelor utilizează atât programe software automate, cât și intrări manuale de la un administrator de bază de date. În timp ce curățarea datelor elimină erorile și poate crește productivitatea companiei și spațiul de stocare, procesul de curățare a datelor poate fi costisitor și consumator de timp.
Date de înlocuire
Datele sunt uneori susținute de software, așa cum am menționat anterior. Când o piesă de date este modificată din orice motiv și datele nu mai funcționează corect, datele pot fi înlocuite cu datele de rezervă care au funcționat în trecut. Apoi, programatorii pot determina care modificări au corupt datele și determină modul în care aceste date pot fi mai bine actualizate în viitor.
Introducerea datelor pentru clienți
Companiile pot crea site-uri Web care să permită clienților să introducă date direct. Această intrare directă de date economisește banii companiei prin faptul că nu le solicită să angajeze un angajat pentru a completa formularele necesare. De asemenea, clienții pot corecta datele înșiși dacă există o greșeală. Cu toate acestea, nu toți clienții sunt suficient de pricepuți pentru a ști cum să acceseze bazele de date online prin Internet.
Verificare dubla
Datele care sunt foarte importante ar trebui verificate întotdeauna de două perechi de ochi. Atunci când un angajat editează date, acele date ar trebui să fie editate folosind o altă culoare pentru a indica faptul că schimbarea a fost făcută. Apoi, un al doilea angajat se poate uita la editarea datelor pentru a se asigura că nu s-au făcut erori.
Consultanți pentru managementul datelor
Multe companii de consultanță se specializează în gestionarea calității datelor. Aceste companii examinează modul în care o afacere realizează procese de gestionare a datelor și oferă recomandări privind modul în care pot fi îmbunătățite aceste procese.
