Scrierea unei scrisori pentru a refuza o invitație formală poate fi dificilă. Este necesar să răspundeți astfel încât persoana sau firma care vă invită să știe că nu ar trebui să vă aștepte. Provocarea vine cu scrierea scrisorii astfel încât să nu ofenseze sau să-i facă pe cealaltă parte să creadă că încerci doar să ieși din a veni la evenimentul lor. Formatul atent și un ochi fermecător spre detaliu se vor asigura că destinatarul primește mesajul în spiritul dorit.
Începeți scrisoarea dvs. de respingere cu un salut. Decideți cum doriți să adresați destinatarului. Dacă acest lucru este într-adevăr formal și nu aveți o relație de zi cu zi cu persoana, adresați-l ca pe un "domn" sau "doamna" Utilizați numai numele de primire într-o scrisoare oficială dacă sunteți sigur (ă) că acest lucru este acceptabil.
Fii cinstit. Nu creați povești extravagante care să explice de ce nu puteți participa. Spuneți adevărul în modul cel mai concis posibil. Explicați într-o propoziție sau două motivele pentru care nu veți participa. Utilizați cuvinte precum "regretabil" sau "din păcate" pentru a indica faptul că doriți ca situația să fie diferită.
Exprimă-ți aprecierea pentru invitație. Mulțumiți destinatarului pentru că vă gândiți la voi. Acest lucru vă va asigura că nu veți fi eliminat definitiv din listă pentru evenimente viitoare.
Închideți scrisoarea prin exprimarea celor mai bune urări către destinatar. Lasă-l să știe că speri că evenimentul său merge bine.
Închideți scrisoarea cu un mesaj "Cu toată sinceritatea" sau pur și simplu mulțumiți destinatarului. Semnează-ți numele cu un pix. Acest lucru arată că ați luat personal timpul cu scrisoarea. Un nume tipărit este prea generic și poate face gazda să creadă că ești prea ocupat pentru a-ți acorda timp pentru a răspunde corect invitației.
Citiți scrisoarea cu voce tare. Asigurați-vă că are tonul pe care doriți să-l exprimați. Efectuați orice modificări și apoi trimiteți prin poștă scrisoarea.
Avertizare
Sinceritatea este cea mai bună metodă de a refuza o invitație. Nu vrei să fii prins într-o minciună care ar putea desprinde o bună relație de afaceri.
