Relansarea evenimentelor de afaceri mari poate fi un coșmar logistic; chiar și cu motivele cele mai credibile de a schimba data, clienții și contactele de afaceri vor fi iritați și neplăcuți. Modul în care prezentați informațiile va avea, de asemenea, un impact important asupra impresiei pe care o vor avea participanții; aveți grijă să sunați apologetic și totuși optimizați, astfel încât destinatarii să văd reprogramarea ca pe o întârziere temporară, mai degrabă decât ca un pas greșit sau ca urmare a unei planificări proaste.
Introduceți în imprimanta o foaie de antet a companiei; aceasta este o notificare oficială privind reprogramarea unui eveniment pe care îl găzduiți. Timpul este de esență și antetul va capta atenția destinatarului mai eficient decât hârtia obișnuită.
Deschideți programul de procesare de text la alegere. Începeți un nou document selectând "Fișier" și "Nou".
Introduceți data și săriți peste o linie. Utilizați funcția de îmbinare a corespondenței din programul de procesare a textului pentru a insera numele și adresele participanților.
Începeți prin a spune că va trebui să reprogramați evenimentul și să vă reîmprospătați amintirile despre ce este evenimentul și când ar fi trebuit să fie ținut inițial.
Cereți-mi scuze sincer și explicați motivul întârzierii. Nu vă cereți scuze mai mult decât o singură dată sau destinatarii ar putea vedea acest lucru ca o recunoaștere a vinovăției sau a unei gestionări incorecte.
Oferiți detalii despre momentul în care va avea loc evenimentul. Dacă compania dvs. oferă compensații pentru taxele de re-rezervare sau pentru un alt stimulent, detalii despre modul în care participanții pot solicita despăgubiri. Redați vestea bună; în cazul în care reeșalonarea este un eveniment norocos, cum ar fi reprogramarea pentru un timp cu o vreme mai bună, comentați acest lucru.
Vă mulțumim participanților pentru cooperarea lor și le oferiți informațiile de contact pentru care pot apela dacă au întrebări sau au dificultăți în reeșalonarea vizitei.
Semnează litera "Sincerely" și sări peste trei rânduri. Introduceți numele complet și titlul. Imprimați literele și semnați fiecare deasupra numelui tastat.
Trimiteți scrisorile cu cele mai rapide servicii pe care le puteți permite. Dacă nu vă puteți permite să trimiteți un număr mare de scrisori de la Priority Mail, apelați mai întâi pe fiecare participant și oferiți-i informațiile de bază despre reeșalonarea evenimentului. Lăsați-i să știe că va urma o scrisoare oficială.
