Oricine conduce o afacere sa confruntat cu provocarea de a se asigura că angajații iau măsurile necesare pentru a-și face treaba. Acest lucru se aplică în special companiilor care fabrică produse sau furnizează servicii, agențiile guvernamentale care trebuie să aplice reglementări și organizații, cum ar fi spitalele care sunt însărcinate cu sănătatea pacienților. Cum fac aceste preocupări să vă asigurați că angajații respectă pașii potriviți? Ei scriu proceduri de calitate care specifică rolul fiecărui angajat în îmbunătățirea performanței globale.
Începeți prin înțelegerea diferenței dintre calitatea internă și cea externă. Calitatea internă se referă la încercările unei companii de a-și îmbunătăți operațiunile interne, cum ar fi îmbunătățirea managementului și performanța angajaților. Calitatea externă se referă la eforturile unei companii de a menține niveluri ridicate de satisfacție a clienților.
Concentrați-vă pe procedurile de scriere pentru îmbunătățirea calității interne. Subliniați că toți cei din companie - de la personalul de sprijin la managerii de nivel înalt - trebuie să participe. Cu toate acestea, rețineți că, dacă manifestați un interes real față de răspunsurile angajaților la noi proceduri, este posibil să inspirați angajamentul angajaților, ceea ce duce la creșterea moralului.
Luați sfaturi de la Organizația Internațională pentru Standardizare (ISO), care a publicat manuale standard de calitate pentru utilizarea de către producători și furnizori de servicii. Potrivit companiei Praxiom Research Group Limited, care interpretează standardele ISO pentru publicul larg, ISO 9004 sugerează că societățile "creează un mediu socio-cultural care susține îmbunătățirea". Aceasta înseamnă că managerii trebuie să respecte personalul de sprijin pentru a obține respect în schimb, compania trebuie împărtășirea informațiilor corporative cu angajații și că supraveghetorii pot încuraja angajații să lucreze mai bine prin stabilirea exemplului potrivit.
Dezvoltați un sistem de măsurare a îmbunătățirii procesului de calitate. Încă o dată, ISO 9004 recomandă ca companiile să învețe cum să măsoare satisfacția clienților și dezvoltarea profesională a angajaților - principalele componente ale unui sistem de management al calității total.
Luați în considerare sugestiile făcute de GMP, lider mondial în bunele practici de fabricație, companiilor care doresc să scrie proceduri de calitate. GMP sugerează că managerii înțeleg fiecare loc de muncă înainte de a scrie proceduri pentru aceasta. Acestea ar trebui să enumere pașii cheie pe care angajații trebuie să le urmeze atunci când își desfășoară activitatea.
Scrie proceduri de calitate în limba de zi cu zi. Potrivit GMP, "Puteți crește lizibilitatea procedurii prin folosirea unor propoziții scurte, simple."
Aflați cum să ambalați procedurile astfel încât angajații să le acorde atenție. De exemplu, GMP vă sugerează să luați pași suplimentari pentru a proiecta pagini atractive, tabele de conținut, indicii și imagini atrăgătoare.
Utilizați imaginile în manualele sau instrucțiunile de proceduri de calitate. Imaginile nu numai că fac instrucțiunile dvs. mai ușor de înțeles, dar pot fi folosite pentru a accentua punctele importante sau pentru a atrage interesele angajaților.
