În tranzacțiile de afaceri, pot exista momente în care apare o problemă care nu poate fi ușor rezolvată prin apeluri telefonice. Problemele ar putea apărea din cauza calității bunurilor primite, a livrărilor cu întârziere, a servirii necorespunzătoare, a pedepsei cu întârziere sau a neplinirii unei sarcini în intervalul de timp solicitat. Trebuie să vă puneți preocupările în scris.
Consultați comanda de achiziție și acordul pentru termenii care sunt în discuție cu privire la bunurile sau serviciile cu care sunteți nemulțumiți. Dacă ați efectuat deja apeluri telefonice, trimiteți o scrisoare care să descrie problemele dvs. și ce a spus vânzătorul în răspuns.
Scrieți o scrisoare către vânzător cu privire la preocupările dvs. Păstrați copii ale tuturor scrisorilor pe care le trimiteți vânzătorului. După fiecare contact, trimiteți vânzătorului un e-mail care confirmă problemele care au fost abordate în mod satisfăcător și toate problemele rămase nesoluționate. Aceasta poate fi o scurtă notă, dar o ține respectuoasă și profesională.
Dacă nu ați primit satisfacția completă, trebuie să vă codificați reclamațiile într-o scrisoare de nemulțumire mai formală către un vânzător. Elementele importante pe care trebuie să le includeți în scrisoare sunt: termenii acordului, datele de livrare sau de performanță, problemele întâmpinate și copii ale e-mailurilor trimise cu privire la probleme.
În timp ce un proces este întotdeauna posibil pentru a rezolva o problemă cu un furnizor, aceasta ar trebui să fie ultima soluție. Procesele sunt scumpe și consumatoare de timp. În cazul în care un proces este absolut necesar, scrisorile privind plângerea furnizorilor vor fi un mare avantaj pentru cazul dvs.
sfaturi
-
Păstrați tonul profesional și nu utilizați sarcasme sau amenințări. Scopul este de a rezolva problemele care nu le exacerbează.
