O scrisoare de solicitare a ofertei vă va prezenta ca inițiator al ofertei și îi invitați pe respondenții potențiali să afle mai multe. Scrisoarea va rezuma și va transmite materialele și instrucțiunile necesare pentru a răspunde invitației dvs. de a licita. Veți spune cititorilor dvs. care sunteți, ce căutați și cum veți răspunde la întrebările ofertanților. Ei vor descoperi cum doriți să primiți sumele licitate și care este cronologia dvs. În timp ce scrisorile de solicitare a ofertei acceptă adesea formate rapide, tabele și memorii, puteți utiliza o scrisoare oficială pentru a prezenta un rezumat al procesului dvs. de licitare și pentru a evidenția punctele sale cheie.
Invitați cititorii să trimită propuneri de oferte care respectă documentele licitate atașate. Documentele dvs. licitate pot conține o descriere a procesului de evaluare și a instrucțiunilor ofertantului care specifică formatul și conținutul materialului care urmează să fie depus. Acestea ar putea include, de asemenea, termenii și condițiile pe care ofertanții ar trebui să le aștepte într-un contract, precum și o descriere detaliată sau specificații ale serviciilor sau bunurilor pe care le solicitați. Pentru îndrumarea cititorilor dvs., furnizați o listă însoțită de documentele licitate pe care le-ați atașat la scrisoarea dvs.
Identificați-vă ca solicitant de oferte. Introduceți pe scurt afacerea dvs. cu o prezentare generală a declarației misiunii, locației și site-ului dvs. Furnizați, de asemenea, numele și informațiile de contact ale punctului de contact al cititorului pentru toate aspectele legate de solicitarea de oferte. Aceasta poate fi dvs. sau altcineva către care ați delegat gestionarea procesului de licitare.
Descrieți efortul pentru care solicitați oferte. Oferiți detalii precum locația, bugetul, domeniul de aplicare și mărimea întreprinderii. Discutați despre modul în care efortul se încadrează în obiectivele și obiectivele dvs. mari.
Prezentați-vă programul pentru întregul proces de licitare. Indicați termenele și locațiile pentru primirea scrisorilor de intenție, a întrebărilor și a propunerilor de oferte. Indicați datele oricărei evenimente planificate legate de licitație, cum ar fi o întâlnire înainte de licitație, deschiderea de oferte și lista publică scurtă, întâlnirile de selecție sau de atribuire.
Trimiteți cititorilor instrucțiunile atașate ofertantului pentru instrucțiuni detaliate cu privire la ce trebuie să faceți și în ce format. Accentuați-vă să acordați o atenție deosebită formatelor și cerințelor prescrise și să menționați posibilitatea descalificării ofertei în caz de neconformitate. În mod clar, menționați baza sau criteriile pentru atribuirea ofertei și orice alte informații pe care doriți să le evidențiați, cum ar fi numărul de copii solicitate și modul în care ofertele trebuie să fie sigilate, ambalate și etichetate.
Repetați invitația de a licita, apoi mulțumiți cititorului pentru interesul său. Închideți oficial scrisoarea și apoi semnați-vă numele și titlul.
sfaturi
-
Solicitările de oferte pot deveni complexe. Consultați un avocat înainte de a finaliza scrisoarea de solicitare a ofertelor și pachetul. Corectați-vă scrisoarea pentru gramatică și erori de ortografie.
Blocați formatul scrisorii dvs. și apoi imprimați-o pe antet.
