Există ceva mai uluitor decât să intri într-un birou nou în prima zi de lucru și fără să știi ce ar trebui să faci, cu atât mai puțin unde să găsești baia? Cu puțină planificare (și o amintire lungă despre cum a fost să fii un începător singur), poți să proiectezi un manual de orientare a angajaților, care va face ca primii cronometri să se simtă ca acasă.
Identificați scopul și scopul manualului. Este vorba de a merge noul venit prin procesul pas cu pas de îndeplinire a sarcinilor specifice? Este ea să o prezinte în istoria și politicile corporative, în regulile de comportament adecvat și în formularele și procedurile standard în conformitate cu prezența, vacanțele și concediul medical? Sau este o combinație a celor două?
Descrieți lista subiectelor care trebuie acoperite în manual și determinați dacă doriți să scrieți singur manualul în întregime sau să-i delegați secțiunile de la personalul cunoștințelor. Această decizie se va baza pe complexitatea locului de muncă, precum și despre cât de des va fi necesar ca manualul să fie actualizat pentru a ține pasul cu creșterea companiei și introducerea de noi tehnologii.
Colectați și copiați documentele existente pentru a fi incluse în manual. Acestea vor include elemente cum ar fi specificațiile postului pentru poziția noului angajat, formularele standardizate, declarația de misiune a companiei și / sau ultimul raport anual, o diagramă organizatorică, un plan de birouri, o listă a angajaților împreună cu titlurile acestora și telefonul de la birou numere, politici de hărțuire sexuală și, probabil, o copie a ultimului buletin informativ al companiei.
Determinați ce subiecte trebuie să fie scrise de la zero. De exemplu, angajații care sunt nu numai noi în companie, dar și noi în oraș ar putea aprecia o listă a restaurantelor din apropiere, a magazinelor și a oficiilor poștale. Dacă există tradiții nescrise care ar fi interesante pentru noii veniți să știe, acesta ar fi un loc bun pentru a le menționa. De exemplu, poate că există o diviziune care se desfășoară o dată pe lună pentru a sărbători zilele de naștere, sau poate că există o clasă de yoga la fața locului care se întâlnește în fiecare vineri în timpul orelor de prânz.
Solicitați sfatul unor angajați ai dvs. recent angajați. Întrebați-le ce fel de materiale ar fi fost de folos în prima lor zi și cum au mers despre găsirea informațiilor de care aveau nevoie.
Includeți o scrisoare de bun venit de la supraveghetorul angajatului sau chiar de președintele companiei. Această scrisoare ar trebui să încurajeze destinatarul să contribuie cu idei la manual dacă vede modalități prin care conținutul poate fi îmbunătățit și / sau extins.
Explicați regulile a ceea ce constituie comportamentul adecvat al biroului. Este posibil să doriți să includeți interdicții, de exemplu, pe utilizarea telefoanelor de birou pentru apeluri personale, navigarea pe Internet, trimiterea de e-mailuri externe sau conducerea unui vehicul al companiei pentru a rula comisioane. Dacă biroul sau biroul angajatului este în vizorul clienților și vizitatorilor companiei, va trebui să stabiliți și reguli în ceea ce privește lucrările de artă, plantele, articolele de birou, fotografiile, radiourile etc.
Definiți ce este codul de îmbrăcăminte al companiei.
Organizați toate materialele într-un liant cu 3 inele care poate fi dat angajatului în prima zi de lucru.
Recrutați perechi suplimentare de ochi pentru a corecta conținutul temeinic.
Includeți o foaie de semnătură pentru angajat pentru a confirma că a primit manualul de orientare și că va fi responsabilă pentru revizuirea tuturor materialelor din cadrul acestuia.
sfaturi
-
Deoarece un manual de orientare a angajaților poate fi considerat o activitate în curs de desfășurare, vă recomandăm să luați în calcul o versiune online pe care toți angajații vor putea să o acceseze și, dacă este nevoie, să-și reîmprospătească amintirile despre politicile companiei. Dacă este posibil, fiecare angajat din organizația dvs. să pregătească manuale de birou individuale care să le abordeze toate responsabilitățile. Nu este recomandabil doar să aveți la dispoziție un instrument de antrenament care să economisească timp dacă / când vă anunță, dar și să permită personalului temporar să completeze cu ușurință dacă angajatul se află într-o vacanță prelungită sau dacă se află în concediu medical.
Avertizare
Nu omiteți niciodată pași importanți din explicarea modului de a efectua o sarcină. Chiar și un lucru la fel de simplu ca să-i spui unde este pus butonul "on" pe o mașină sau în care sertarul sunt păstrate anumite documente va fi apreciat foarte mult de un nou venit.
