O notă - scurtă pentru memorandum - este o comunicare scrisă care înregistrează informații care trebuie partajate cu un grup de persoane într-un cadru profesional. Deși notele pot fi formatate într-o varietate de șabloane, este important să includeți părțile semnificative ale unei memorii, astfel încât nota dvs. să servească drept un instrument eficient de comunicare.
rubrică
O notă trebuie să aibă o rubrică care specifică expeditorul, destinatarul, data și subiectul. Când includeți numele unui individ în memo, scrieți-l după acesta. Includeți propriul titlu de post după numele dvs. în câmpul "De la". Titlul merge în partea de sus a notei, precedând textul. Dacă memo-ul este urgent, ar putea fi o practică obișnuită în biroul dvs. să scrieți cuvântul "urgent" în partea de sus a titlului.
Prezentarea generală, care apare după titlu, explică pe scurt conținutul memoriei. În prezentare, introduceți scopul memoriei, de a prezenta o idee sau de a răspunde la o sarcină pe care ați primit-o. Prezentarea generală oferă cititorului o idee de bază despre ce este vorba despre memorie, astfel încât să poată decide dacă va citi memo-ul imediat sau mai târziu.
Context
Secțiunea de context a unei memorii furnizează informații despre informațiile prezentate. Acest lucru îi ajută pe cititor să înțeleagă legătura dintre memo și relațiile de afaceri. De exemplu, puteți scrie: "Datorită protocoalelor tehnologice avansate …" Această expresie, și altele asemenea, îi ajută pe cititor să pună nota în context cu ceea ce se întâmplă în afacere.
Sarcini și rezoluții
Dacă scopul memorii dvs. este de a explica sarcinile pe care le veți îndeplini ca răspuns la context, puteți spune acest lucru în următoarea parte a notei. De exemplu, puteți spune: "Voi studia în cercetarea pieței pentru tehnologie …" Aceasta oferă cititorului o idee despre pașii pe care îi luați. În cazul în care memo-ul dvs. este de a prezenta o rezoluție, ați putea scrie, "Rezultatele mele concluzionează că noua tehnologie nu ar aduce beneficii companiei noastre pentru că …"
Detalii
Unele memorii solicită includerea detaliilor. Dacă trebuie să includeți statistici, date sau informații de cercetare de piață, furnizați aceste detalii într-un nou paragraf. Aceste idei de susținere sunt cunoscute sub numele de porțiunea de discuții a memorandumului.
Concluzie
Împachetați memo-ul dvs. cu o scurtă concluzie care spune cititorului ce sperați că a câștigat din citirea lui. Segmentul de închidere ar trebui să permită cititorului să știe că primești întrebări sau comentarii pentru discuție.
Fișiere atașate
Dacă vă referiți la grafice, diagrame, politici, rapoarte, minute sau alte documente comerciale din memo, atașați-le în partea din spate a notei. Includeți în pagina de memorie o notă în partea inferioară, în care sunt atașate unul sau mai multe documente.
