Procedurile de rezervare a serviciilor de catering protejează vânzătorul și clientul. Furnizorii asigură că clienții își vor respecta angajamentul prin confirmarea de către client a datei, a numărului de invitați, a meniului și a altor specificații ale evenimentului. Clienții se asigură că data de banchet este confirmată prin respectarea termenelor de plată și, de asemenea, prin comunicarea nevoilor lor suplimentare la personalul de banchet.
Întâlnire și revizuire a contractului
Un serviciu de catering are o întâlnire inițială și o revizuire a unui contract cu un potențial client în cadrul procedurilor de rezervare. Un reprezentant de vânzări va examina termenii și condițiile, precum și toate aspectele procesului de rezervare, discutând, de asemenea, costurile. Semnăturile clienților de rezervare sunt solicitate și au fost înregistrate. Contractul este dat clientului și o copie este păstrată de către vânzător.
Depozit
De obicei, este necesar un depozit atunci când se comandă servicii de catering.Este posibil să se solicite o depunere pentru a ține o dată și un anumit loc; în funcție de vânzător, acest depozit poate fi solicitat chiar înainte de semnarea unui contract, iar contractul poate fi semnat la scurt timp după aceea. Copii ale chitanțelor pentru plățile efectuate sunt furnizate clientului.
Taxe de anulare
De obicei, depozitele nu sunt returnate, dar pot fi administrate taxe de anulare. În cazul în care un eveniment este amânat, se percepe o taxă de anulare. Alte politici și proceduri de rezervare pot fi elaborate pentru situațiile în care un client dorește să se miște, dar nu amâna o dată. O taxă poate fi administrată pentru modificările de dată. (ref 2)
Termen limită al produselor alimentare
O altă procedură este stabilirea termenelor limită pentru comenzile alimentare finale. Deși un contract și alte proceduri dictă costurile, depozitele și cerințele de anulare, este întotdeauna o parte a procesului de stabilire a unui termen limită când numărul final de mese și băuturi necesare este furnizat companiei de catering. Nunți, petreceri, convenții și târguri prezintă numărul lor final cu trei zile înainte de evenimentele majore; acestea oferă, de asemenea, actualizări privind cerințele speciale de masă, cum ar fi mesele pentru cei cu diabet zaharat, alergii sau pentru copii.
