Atunci când conduceți o afacere, este vital să răspundeți la telefoane într-o manieră profesională și amabilă. Telefonul rămâne principalul mijloc de comunicare între majoritatea companiilor și clienții lor. Dacă citiți recenzii generate de clienți despre întreprinderi, veți observa că clienții tind să formuleze o opinie generală a unei companii, în funcție de modul în care au fost tratați la telefon. Clienții fac judecăți pe baza numărului de apeluri înainte de a răspunde la apelurile lor, de modul în care sunt întâmpinați la telefon, de cât timp sunt puse în așteptare și dacă sunt mulțumiți de sfârșitul apelului.
Ridicați telefonul înainte de al treilea apel. Deși acest lucru poate să nu fie posibil de fiecare dată, acesta ar trebui să fie obiectivul general. Clienții o văd ca neprofesioniști atunci când apelurile lor nu au răspuns prompt. Chiar dacă nu puteți ajunge imediat la apel, cel puțin salutați-l pe client și cereți-i să stea pentru o clipă.
Răspundeți la telefon într-o manieră profesională. Pentru majoritatea afacerilor, un salut standard funcționează cel mai bine și este posibil să doriți să emită o politică universală a companiei în care toate apelurile telefonice să fie răspunsate în același mod. Utilizați un simplu salut care include numele companiei și vă întreabă cum vă puteți ajuta. De exemplu, ați putea spune ceva în sensul: "Bună seara și vă mulțumesc că ați sunat compania XXX. Cum vă pot ajuta?"
Ascultați activ în timp ce clientul vorbește. Clienții se enervează atunci când nu simt că cealaltă persoană le acordă atenție sau li se cere de mai multe ori să repete ceea ce tocmai au spus. Evitați multitasking-ul în timp ce vă aflați la telefon și oferiți clientului toată atenția.
Zâmbiți în timp ce vorbești. Când zâmbiți, întâlniți mai plăcut pe telefon și clienții răspund pozitiv la acest lucru. În plus, întotdeauna să rămână plăcut și curtenitor în orice moment, chiar și atunci când clientul este iritat și nu este agreabil.
Vorbiți încet și clar în timp ce explicați lucrurile clientului. Clienții nu vor să se simtă repede, de parcă încercați să le grăbiți de pe telefon. Este deosebit de important să vorbiți încet și clar în timp ce explicați procese îndelungate sau treceți peste politicile companiei. Vreți să vă explicați cu atenție, astfel încât clientul să înțeleagă pe deplin și nu este lăsat în urmă cu orice întrebări care persistă.
