Pentru a-și plăti angajații pentru serviciile prestate, angajatorii trebuie să elaboreze un sistem de salarizare. Prin acest sistem, angajatorul efectuează procesarea salarizării, care trebuie făcută în timp util și precis, pentru a se asigura că salariații primesc salariile corespunzătoare. Tipul de sistem de salarizare utilizat este în întregime angajatorul.
Salarizare manuală
Un sistem manual de salarizare se face manual. Aceasta înseamnă că toate calculele salariale sunt efectuate pe hârtie; aceasta include calculul orelor, deducerile legale (impozite) și deducerile involuntare (prestații de sănătate și pensie). Un avantaj al utilizării unui sistem de salarizare manuală este costul foarte mic de utilizat. Cu toate acestea, este nevoie de mult timp și de energie pentru a face procesarea manuală a salariilor. În plus, există mai mult spațiu de eroare cu această metodă. Salariile angajaților și taxele fiscale sunt susceptibile la inexactitate ca rezultat. În special, erorile de depunere a taxelor pot fi costisitoare datorită sancțiunilor din partea guvernului.
Salarizare computerizată
Un sistem computerizat de salarizare este atunci când angajatorul achiziționează software de salarizare și îl folosește ca mijloc de a procesa salarizarea. Această metodă este mult mai rapidă decât un sistem de salarizare manual. Unele companii angajează un personal de salarizare pentru a-și procesa salarizarea prin sistemul de salarizare computerizat. Personalul de salarizare este responsabil pentru introducerea tuturor salariilor care trebuie plătite în sistem. Sistemul calculează salariile, stochează informații despre salarizare și verifică printuri. De asemenea, salariatul poate accesa rapoartele de salarizare, ceea ce îi permite să verifice greșelile și să le corecteze înainte ca salariatul să primească salariul. Plățile computerizate reduc, de asemenea, cantitatea de documente ce trebuie depuse, deoarece majoritatea informațiilor privind salarizarea pot fi stocate în sistem.
Salarizare externă
Mai mulți angajatori preferă să-și externalizeze salariile către companii precum Paychex și ADP. Acest serviciu extern permite angajatorului mai mult timp să se concentreze pe aspecte legate de salarizare. Un serviciu de salarizare extern este, în general, responsabil pentru întreaga procesare a salariilor clienților, inclusiv ajustări salariale, depuneri de taxe și emiterea W2. Toată angajatorul trebuie să facă este să transmită datele care trebuie plătite fiecărei zile de plată companiei de salarizare; pentru o taxă, compania de salarizare își asumă responsabilitatea salarizării.
Alegerea unui sistem
Companiile foarte mici (mai puțin de 10 angajați) pot utiliza un sistem de salarizare manuală dacă orele tind să rămână aceleași pe perioadă de plată. Cu toate acestea, acest sistem devine atât de depășit, multe companii de această dimensiune aleg un sistem computerizat sau un serviciu extern de salarizare. Întreprinderile mai mari utilizează în general un personal de salarizare și utilizează un sistem de salarizare informatizat sau utilizează un serviciu de salarizare extern.
Salarizare complexitate
Complexitatea salarizării va determina deseori ce tip de sistem de salarizare are nevoie angajatorul. De exemplu, dacă există procesare multistatală, mai multe garnizoane și comenzi pentru copii, ratele de salarizare diferite și ciclurile de plată implicate, angajatorul este mai bine să utilizeze un sistem de salarizare computerizat cu un personal de salarizare sau să-și încredințeze salariul serviciul de salarizare extern.
