Făcând cu atenție un răspuns la un e-mail de afaceri - fie că este vorba de un client, de o perspectivă, de un șef sau de un coleg, poate face diferența în asigurarea reacției și a răspunsului dorit.
Înțelegeți scriitorul
Priviți cu atenție cine a scris e-mailul, deoarece acesta joacă un rol în nivel de formalitate folosiți pentru a răspunde. De exemplu, expertul în etichetă de e-mail Lindsay Pollak sugerează să răspundeți la un e-mail care folosește un limbaj formal folosind un limbaj formal și politicos similar. Dacă expeditorul folosește un ton informal, utilizați un ton mai relaxat, dar păstrați-l profesionist.
Determinați rezultatul
Aflați ce de acțiune pe care doriți ca cititorul să o ia odată ce răspundeți. De exemplu, dacă trimiteți un răspuns la o perspectivă, doriți să cumpere. Cu toate acestea, dacă trimiteți un răspuns șefului dvs., doriți ca ea să creadă că sunteți profesionist și capabil. Răspunsuri la oameni despre problemelor legate de serviciul clienți ar trebui să ducă la un client fericit care simte nevoile sale au fost satisfăcute.
sfaturi
-
Așteptați până când vă veți liniști să răspundeți la un e-mail controversat.
Descrieți rezultatul din propoziția 1
Utilizați prima teză a răspunsului dvs. descrie ceea ce vrei sa obtii, sugerează Geoffrey James, editor editor la Inc. De exemplu, dacă un client trimite un e-mail cu o plângere, utilizați prima teză pentru a spune că doriți să rezolvați problema, astfel încât clientul să se simtă fericit și mulțumit de cumpărare.
Asigurați-vă punctele
Acum este timpul să vă explicați cum intenționați să vă întâmplați prima propoziție. Utilizare paragrafe mici pentru a-ți face punctele. James recomandă utilizarea dovezilor pentru a susține ideile pe care le descrieți în răspunsul dvs. În funcție de subiectul și de acțiunea necesară, dovezile pot fi la fel de simple ca și sublinierea unui fapt sau la fel de extinse ca și furnizarea mai multor detalii specifice subiectului. De exemplu, dacă șeful dvs. întreabă de ce doriți o cheltuială aprobată, furnizați un fapt sau două despre modul în care aprobarea cheltuielilor va aduce beneficii departamentului sau societății în general.
Oferiți o chemare la acțiune
Folosește propoziția finală repetați ceea ce doriți ca cititorul să facă în continuare. Această teză ar trebui să meargă mână în mână cu paragraful dvs. de deschidere. De exemplu, pentru a vă face clientul fericit, explicați pasul pe care sunteți dispus să îl luați pentru a rezolva problema.
Ieșire
În cele din urmă, utilizați semne de semnare, cum ar fi "Cel mai bun" sau "Mulțumesc", astfel încât destinatarul să știe că a ajuns la sfârșitul e-mailului, sugerează scriitorul Forbes, Susan Adams. Adăugați-vă numele și includeți semnătura dvs. de afaceri în toate e-mailurile. Semnătura trebuie să includă numele dvs. complet, numele companiei și informațiile de contact, inclusiv numărul de telefon și adresa site-ului web.
sfaturi
-
Corectați și verificați vraja înainte de a apăsa butonul "trimite". În caz contrar, greșelile vă pot face să pari neglijent și neprofesional.
