Fiecare angajator are o obligație morală și legală de a proteja afacerea și angajații săi atât de abaterile ilegale, cât și de acțiunile care creează un mediu de lucru ostil. Efectuarea unei investigații ori de câte ori primiți o plângere sau aveți motive să credeți că un angajat se angajează în abateri este vitală pentru îndeplinirea acestor responsabilități. Dacă nu aveți motive întemeiate pentru a nu face acest lucru, informarea părților implicate că o anchetă va avea loc este un prim pas comun.
Memorare internă a formatului
Deși puteți schița scrisoarea utilizând un format de memo sau de scrisoare de afaceri, memoria este mai comună pentru comunicațiile interne. În plus, titlul sau linia de subiect tipică într-o notă poate face acest format mai eficient. Pe lângă linia de titlu, o notă include și data, numele fiecărui destinatar și numele și titlul expeditorului. Așezați alinierea și spațiul unic al fiecărui paragraf din corpul unei note și utilizați un spațiu dublu între paragrafe. Includeți notații speciale pentru a marca nota ca confidențială și pentru a indica dacă memo-ul include orice atașament sau incinte.
Angajatul acuzat
Anunțați acuzatul în scris înainte de începerea investigației. Scrisoarea de anchetă ar trebui să explice afirmațiile cât mai detaliate posibil, inclusiv numele, datele și circumstanțele. Descrieți procesul de investigare, identificați drepturile legitime ale persoanei acuzate și spuneți persoanei învinuite că va avea șansa de a-și spune partea de poveste atât în scris, cât și în timpul unui interviu personal. Spuneți persoanei dacă este vorba de "afaceri ca de obicei" sau dacă rolul sau obligațiile sale de muncă necesită modificări până la finalizarea investigației.
Notificarea în curs de examinare
Includeți supraveghetorul imediat al angajatului și managerul departamentului într-o notificare inițială. Scrisoarea ar trebui să explice natura și amploarea investigației în curs. În plus, în scrisoare trebuie să se precizeze măsurile care trebuie luate înainte de începerea anchetei, cum ar fi contabilizarea și salvgardarea activelor și bunurilor comerciale sau modificarea îndatoririlor unui angajat. În cele din urmă, scrisoarea ar trebui să precizeze dacă supraveghetorii și managerii vor participa la anchetă și, dacă da, vor defini roluri și responsabilități specifice.
Investigații de scrisori de interviu
Scrisorile ar trebui, de asemenea, să se adreseze oricărei persoane pe care intenționați să o interviuți în urma investigației. Cu toate acestea, spre deosebire de o notificare de investigație în curs, care poate include mai mult de un destinatar, notificările de interviu ar trebui să includă un singur destinatar în linia de adrese, indiferent de numărul de scrisori trimise. Scrisoarea nu ar trebui să furnizeze detalii specifice, ci doar să spună că angajatul poate fi intervievat ca parte a unei anchete în curs, să furnizeze numele persoanei care va conduce interviul și să stabilească o așteptare deplină de cooperare. În plus, scrisoarea ar trebui să precizeze că memo-ul este informație confidențială și că nu este adecvată pentru discuții inter-birou.
