Este greu să țineți evidența unei afaceri în timp ce aceasta crește. Aceasta poate deveni și mai confuză atunci când încercați să înțelegeți modul în care sa schimbat structura în timp, de exemplu prin intermediul unor modificări de expansiune sau administrative. Gestiunea proceselor ajută managementul să vadă modificările printr-o diagramă. Pentru ca diagrama să fie exactă, totuși, anumite reguli trebuie să fie urmate în construirea unei hărți de proces.
Definiți simbolurile din diagramă
Fiecare hartă de proces are un set de simboluri care reprezintă sarcini diferite. Înainte de a începe să construiți o hartă de proces, aceste simboluri trebuie definite. Ovalurile, de exemplu, arată intrarea la începutul procesului sau ieșirea la sfârșitul procesului. Cutiile sau dreptunghiurile prezintă sarcini sau activități care au loc în timpul procesului. Săgețile arată fluxul de direcție, iar diamantele prezintă puncte în proces când se pun întrebări sau este necesară o decizie. (De exemplu, consultați resursele.)
Definiți procesul
Determinați unde începe procesul și unde se termină. Gestionarea proceselor se face, de obicei, atunci când schimbați modul în care oamenii își desfășoară activitatea, de exemplu adăugând un proces automatizat, atunci când compania dvs. se îmbină cu o altă companie atunci când introduceți o nouă linie de produse și trebuie să înțelegeți impactul pe care îl va avea aveți la dispoziție personalul, sarcinile și tehnologiile dvs. și atunci când încercați să reduceți costurile și să îmbunătățiți eficiența. Determinați ce încercați să faceți, când începe, când se termină și denumiți în mod corespunzător harta procesului.
Listează pașii
Pașii pot indica suficiente informații sau o abundență de detalii. Indiferent de calea pe care o alegeți să o luați, păstrați formularea simplă. Scrieți fiecare pas în forma "verb-object", cum ar fi "planul de acțiune".
Creați o secvență
Folosind notele post-it sau cardurile index, cartografiați pașii de la stânga la dreapta sub forma unei diagrame. Nu vă faceți griji cu privire la desenarea săgeților sau cifrelor încă. Acest lucru se întâmplă odată ce ai o idee vizuală despre cum arată harta ta.
Desenați diagrama
Desenați simbolurile pe baza regulilor pe care le-ați prezentat deja pentru fiecare formă - ovalele reprezintă intrarea și ieșirea, de exemplu. După ce simbolurile sunt în loc, desenați săgețile. Dacă o formă necesită mai mult de o săgeată, este posibil să fie nevoie să plasați o diamantă de decizie acolo, astfel încât atunci când ajungeți la acel pas, veți ști că există alternative care trebuie luate în considerare. În trasarea diagramei, folosiți o abordare model sistemic, în care fiecare pas este legat de pasul sau rezultatul următor de o săgeată. Asigurați-vă că modelul este complet și include informații pertinente.
