Asistenții administrativi și secretarii de club pot stoca minutele de întâlnire într-o varietate de moduri. Cel mai bine este să aveți atât o copie electronică, cât și o copie de hârtie, astfel încât să poată servi ca o copie de rezervă pentru cealaltă ar trebui să fie pierdută o singură copie sau ruinată din neatenție.
Salvarea fișierului electronic
Salvați minutele de întâlnire pe computerul dvs. în aceeași locație atunci când organizația dvs. are o întâlnire. Dă-i un nume de fișier similar de fiecare dată, astfel încât să fie ușor să localizați exact fișierul de care aveți nevoie în viitor. De exemplu, ați putea numi minutele de întâlnire a consiliului de administrație nonprofit "Board_Minutes_21 Aprilie 2011" și apoi lună următoare salvați-o ca "Board_Minutes_20 mai 2011." Dacă aveți întâlniri diferite pentru a urmări minutele, salvați fiecare într-un alt dosar. S-ar putea numi "întâlniri de conducere" și alte "reuniuni de personal", ambele fiind ținute într-un dosar "Întâlniri" de pe computer.
Stocare online
Salvați minutele utilizând un serviciu online de stocare a documentelor. Aceste servicii percep în mod obișnuit o taxă, dar dacă computerul sau serverul dvs. coboară, puteți accesa Internetul dintr-o altă locație și puteți prelua fișierele.
Preturi
Companiile de stocare online pot oferi o perioadă de probă gratuită pentru a vă testa produsul. LiveDrive oferă, de exemplu, o încercare gratuită de două săptămâni și percepe o taxă de 6,95 USD pe lună pentru un computer de rezervă și 16,95 USD pe lună pentru până la trei computere care se pot copia online în aprilie 2011. Ambele planuri au o lățime de bandă nelimitată încărcați și descărcați). Elephant Drive are o încercare gratuită de 15 zile. Acesta oferă un plan individual cu o capacitate de stocare de până la 100 GB pentru 2 calculatoare, pentru 9,95 USD pe lună sau 99,50 USD pe an. Planul familial acoperă până la cinci dispozitive, are stocare de până la 500 GB pentru 19,95 USD pe lună sau 199,50 USD pe an.
Copii greu
Imprimați o copie a procesului-verbal al ședinței. Puneți divizoare etichetate cu luna și anul întâlnirilor într-un liant. Introduceți copia minutelor în secțiunea corespunzătoare pentru luna și anul. Pe măsură ce se completează lianții, etichetați coloana vertebrală cu anul înregistrării minutelor și începeți un nou liant. Luați în considerare păstrarea a două copii tipărite ale minutelor de întâlnire stocate în două locații, în cazul în care se întâmplă ceva cu unul dintre ei.
