Întreprinderile de astăzi au norocul să aibă multe instrumente disponibile pentru a facilita comunicarea eficientă. De la aplicațiile de mesagerie la apelurile video și platformele de colaborare online, nu există lipsă de modalități de a comunica cu colegii, clienții, partenerii și părțile interesate din domeniul afacerilor. Deși există mai multe sisteme de comunicații diferite pe care întreprinderile le pot încorpora în procesele zilnice, calitățile comunicării eficiente sunt necesare, indiferent de platforma utilizată.
Ascultați cu atenție Conversația
Ascultarea este un element cheie necesar unei comunicări eficiente. În mediul de afaceri, este important să participați la o ascultare activă, ceea ce înseamnă că încercați să auziți și să înțelegeți ce vă spune cineva. Dacă un coleg vă vorbește despre o problemă cu un client, este important să înțelegeți detaliile înainte de a intra într-o soluție.
Oamenii nu le place să vorbească cu cineva care nu ia timp să asculte ceea ce au de spus. Pentru a le arăta colegului dvs. că sunteți listat în mod activ, puteți repeta sau reformula anumite părți ale conversației pentru a demonstra că înțelegeți situația cu clientul. Solicitarea de întrebări pentru a obține o clarificare a detaliilor este, de asemenea, o modalitate de a asculta în mod activ și de a obține o înțelegere globală a imaginii de ansamblu.
Cunoaște-ți publicul
Modificarea mesajului bazat pe public este un criteriu pentru o comunicare eficientă. Ceea ce trebuie să spui unei persoane nu va fi potrivit pentru altul, pe baza rolului lor în organizație și a cunoștințelor despre subiect. Pentru a vă transmite în mod eficient mesajul, trebuie să vă modificați limba, tonul și mediul, astfel încât acesta să fie potrivit pentru publicul dvs.
De exemplu, modul în care vorbiți cu un director executiv în organizația dvs. poate fi diferit de modul în care vorbiți cu un coleg, chiar dacă conținutul mesajului dvs. este același. Unii oameni folosesc limbajul mai formal cu superiorii în timp ce folosesc limbajul de afaceri obișnuit cu colegii. Cultura companiei dvs. va afecta și modul în care comunicați cu părțile interesate interne și externe.
Fii concis, complet și corect
Furnizarea unei comunicări succinte și punctuale ajută la evitarea repetării și a frustrării. Prin eliminarea detaliilor inutile din comunicare, puteți reduce șansele de neînțelegere. În aceste zile, atenția oamenilor este scurtă, așa că primirea mesajului în zece minute este mai eficientă decât să luați 30 de minute. De exemplu, dacă vă întâlniți cu un client despre o oportunitate de vânzare, arătați-i că respecți timpul, păstrând cât mai concisă prezentarea.
Deși comunicarea eficientă este scurtă și concisă, trebuie să fie și completă. Aceasta înseamnă că mesajul trebuie să includă toate faptele pertinente și ar trebui organizat în mod logic, astfel încât este ușor de urmărit. Pe baza cărora vorbiți, puteți să vă asumați anumite aspecte ale cunoștințelor lor, oferind în același timp detalii despre care nu știu. Furnizarea înțelesului complet al mesajului este cheia comunicării eficiente. De exemplu, dacă lucrați cu un nou partener de afaceri și discutați despre achiziționarea de bunuri de la aceștia, este esențial să le furnizați toate specificațiile materialelor de care aveți nevoie. Fără a furniza informații valoroase, furnizorul poate să nu poată livra părțile potrivite, ceea ce ar putea provoca frustrarea, întârzierile și relațiile proaste.
Furnizarea faptelor așa cum sunt fără a le exagerați este una dintre calitățile bune de abilități de comunicare și evită ambiguitatea și confuzia. Dacă aveți de-a face cu o plângere pe care un client o are cu un angajat, de exemplu, trebuie să obțineți feedback de la ambele părți pentru a înțelege problema.
Includeți feedback în mesaj
Comunicarea eficientă implică oferirea și primirea de feedback în timp util. Feedback-ul vă ajută să arătați atât dvs. cât și persoanei cu care comunicați dacă mesajul a fost trimis și primit cu precizie. În cazul în care feedback-ul este în întregime off-base, acest lucru poate arăta că nu ați comunicat în mod eficient sau că receptorul nu a înțeles pe deplin sensul dumneavoastră.
Într-un mediu de afaceri, feedback-ul este esențial atunci când lucrează într-o echipă. De exemplu, dacă aveți o poziție managerială, va trebui să oferiți personalului dvs. un feedback constructiv cu privire la performanța, rolul și abilitățile lor de comunicare cu clienții. Feedback-ul implică, de asemenea, dăruire de laudă, care poate spori moralul companiei și spori camaraderia.
În plus față de furnizarea de feedback, comunicarea eficientă necesită și primirea acesteia. Răspunsul constructiv este util pentru îmbunătățirea performanței la locul de muncă. Dacă aveți responsabilitatea de a vă exprima un discurs în timpul unei întâlniri la nivel de companie, de exemplu, asigurați-vă că vă adresați membrilor cheie ai personalului dvs. pentru feedback după discurs. Feedback-ul acestora vă va spune dacă discursul dumneavoastră a fost eficient în a vă transmite mesajul și vă va arăta dacă personalul dvs. a înțeles punctele principale pe care doriți să le comunicați. Feedback-ul acestora vă va arăta, de asemenea, domenii în care trebuie să vă îmbunătățiți abilitățile de comunicare. De exemplu, în cazul în care critica a fost că discursul a fost prea lung, știți că pentru data viitoare puteți lucra la a fi mai concis în comunicarea voastră.
Afișați respectul prin conversația dvs.
Respectarea persoanelor cu care comunicați este un criteriu important pentru o comunicare eficientă. Oamenii sunt mai motivați să se angajeze cu tine, dacă le arăți respectul pentru ei și ideile lor. De exemplu, dacă întâlniți o perspectivă pentru prima dată, puteți să-i arătați respectul adresându-le utilizându-le numele, ceea ce le face să se simtă apreciați. Acordând timp pentru a citi despre afacerea lor și pentru a le aborda în conversația dvs. merge mult spre a arăta perspectiva pe care o respectați.
Dacă vorbiți cu un partener de afaceri prin telefon, arătați-vă respectul, concentrându-vă asupra conversației la îndemână. În loc să vă verificați e-mailul sau să navigați pe Internet în timp ce vorbiți la telefon, rămâneți logodiți cu ei în timpul apelului telefonic este un lucru respectuos.
Atunci când comunicați prin e-mail cu colegii, luați câteva minute suplimentare pentru a corecta mesajul dvs., astfel încât acesta să nu conțină greșeli de tipărire și ortografie sau gramatică. Ați arăta respectul acordând timp pentru a vă construi cu atenție mesajul.
Nu uitați de comunicarea non-verbală
Cuvintele pe care le folosim pentru a comunica reprezintă mai puțin de 10% din mesajul pe care îl transmitem. Acest lucru înseamnă că semnalele non-verbale sunt esențiale pentru o comunicare eficientă. Tonul vocii tale arată modul în care te simți când comunici. Dacă vrei să fii prietenos, de exemplu, fii sigur că tonul tău este prietenos.
Mâinile tale, poziția și limbajul trupului vă ajută să transmiteți cuvintele dumneavoastră. Traversarea armei semnalează că sunteți defensivă sau închisă, în timp ce vizualizarea contactului vizual arată că doriți să faceți o conexiune.
Acordați atenție semnalelor non-verbale comunicate de persoana căreia îi vorbești. Postura, tonul și limbajul corpului vă vor arăta cum se simt cu privire la ceea ce spuneți și vă pot ajuta să călăuzească modul în care comunicați cu ei.
Cerințele unui sistem de comunicare bun
Un sistem de comunicare bun presupune alegerea sistemului de comunicare potrivit pentru lucrarea de la îndemână. Cu atât de multe opțiuni disponibile, cum ar fi telefonul, mesageria, e-mailul și persoana în persoană, trebuie să alegeți mediul care se potrivește cel mai bine subiectului conversației. De exemplu, nu ați scrie șeful dvs. pentru a vă demisiona din funcție sau pentru a cere o majorare. Aceste conversații importante ar trebui să aibă loc în persoană. În mod similar, nu aveți nevoie de o întâlnire în persoană pentru probleme de afaceri minore, care pot fi comunicate prin e-mail pentru a economisi timp și resurse.
