Majoritatea celor care lucrează se bombardează zilnic prin e-mailuri nesfârșite. Multe dintre aceste e-mailuri sunt rapid scanate și șterse, dacă chiar se deschide deloc. Când trimiteți un e-mail de afaceri unui coleg, unui angajat sau unui client, nu doriți ca acesta să se termine în grămada de aruncări. Familiarizarea cu formatul de e-mail de afaceri poate face diferența între a avea citit e-mail-ul dvs. și care îl deșeu în coșul de gunoi virtual.
Care este formatul de e-mail pentru companii?
Formatul de e-mail pentru companii este o bună practică pentru trimiterea oricărui tip de corespondență în numele companiei dvs. Acesta oferă o structură formală care vă ajută să transmiteți mesajul dvs. și să primiți un răspuns.
Elementele unui e-mail de afaceri includ:
- Subiect detaliat. Utilizați o linie de subiect care încurajează cititorul să vă deschidă e-mailul. Cu cât esti mai specific, cu atât mai bine. Includeți câteva cuvinte despre ce e vorba despre e-mail - Întâlnire săptămâna viitoare pentru a discuta propunerea - mai degrabă decât un cuvânt vag, cum ar fi Salut. A fi specifică ajută la împiedicarea ca e-mailurile dvs. să fie prinse într-un filtru de spam, fără a ajunge niciodată în primul rând la destinatar.
- Salut profesional. Modul în care salutați persoana depinde de relația dvs. preexistentă, dacă aveți una. Dacă vă apropiați de cineva nou sau care se află într-o poziție mai înaltă, este bine să utilizați un salut mai formal Dragă domnule Jones. Dacă ați lucrat mai înainte cu această persoană și aveți o relație mai obișnuită, este bine să utilizați numele persoanei, cum ar fi Bună, Kim. Asigurați-vă că numele persoanei este scris corect, iar adresa de e-mail este corectă.
- Mesaj concis. Organismul de e-mail de afaceri ar trebui să fie direct și la punct. Persoana care o citește nu are întotdeauna mult timp, așa că nu o face prea lungă și detaliată. Utilizați fraze și paragrafe scurte și includeți numai informații pertinente. De exemplu, o propoziție sau două despre motivul pentru care doriți să vă întâlniți și despre momentele propuse. Acest lucru facilitează, de asemenea, citirea mesajului de pe telefoanele lor, unde este probabil să deschidă e-mailuri. Asigurați-vă că utilizați formatul de bază de e-mail, chiar dacă sunteți tentat să utilizați o mulțime de culori sau emojis.
- Semnătură. Atunci când trimiteți un e-mail de afaceri, este întotdeauna o idee bună să încheiați cu o semnătură de e-mail. Includeți numele, titlul postului, compania și informațiile de contact. Acesta poate include, de asemenea, linkuri către site-ul dvs. social media sau pe site-ul web, ceea ce face convenabil ca destinatarul să aibă acces la acestea. Doar nu includeți atât de multe informații care arată îngrozite. Semnătura dvs. poate fi programată în prealabil în setările de e-mail, astfel încât aceasta să fie inclusă automat în orice e-mailuri pe care le trimiteți.
De ce trebuie să știți formatul de e-mail al companiei
Un e-mail de afaceri este în esență ca orice altă scrisoare de afaceri, dar trimis în format electronic. Și, ca orice scrisoare de afaceri, asigurați-vă că utilizați formatul corect, astfel încât să vă întâlniți cât mai profesional posibil. Nu doriți să trimiteți un e-mail prea casual sau impersonal, în special pentru o preocupare importantă de afaceri.
Formatul de e-mail pentru afaceri oferă o structură ușoară care poate fi adaptată la orice e-mail de afaceri. Acesta este conceput pentru a spune destinatarilor exact ceea ce este mesajul și îi încurajează să deschidă e-mailurile și să le citească. Formatul de e-mail pentru afaceri vă permite să fiți formali sau casual, în funcție de destinatar. Întotdeauna rămâneți profesionist și prietenos în e-mail. Scrieți într-un mod care încurajează destinatarul să vă citească mesajul și să răspundă cererii dumneavoastră.
Dvs. reprezentați afacerea dvs. cu fiecare e-mail pe care îl trimiteți. Învățarea formatului de e-mail pentru afaceri vă poate ajuta să faceți o impresie bună atât pentru cei cu care lucrați, cât și pentru cei cu care doriți să lucrați.
Exemplu de format pentru e-mail de afaceri
Modul exact în care formatați e-mailul de afaceri depinde de personalitatea dvs., despre ce e vorba despre e-mail și despre cine îl trimiteți. Urmați acest format de e-mail de bază de afaceri:
Subiect: Revizuirea planului de marketing de vară
Buna Sam,
Atașat este planul de marketing de vară pe care l-am pus împreună. Aș aprecia dacă ați putea să o consultați și să-mi spuneți dacă aveți sugestii.
Veți avea timp să treceți peste asta cu mine marți sau miercuri?
Mulțumesc,
Jenny
titlu, nume de companie și informații de contact
Ca întotdeauna, asigurați-vă că revizuiți ortografia și gramatica înainte de a lovi trimiteți.
