Întâlnirile pot fi partea cea mai productivă a zilei dvs. sau o pierdere completă a timpului. Totul depinde de structura întâlnirii și de priceperea conducătorului care conduce întâlnirea. Dacă este treaba dvs. să organizați o întâlnire, unul dintre cele mai importante obiective este să creați ordinea de zi. Marcarea corectă a punctelor de pe ordinea de zi a reuniunii este esențială, deoarece elementele de pe ordinea de zi stabilesc tonul întâlnirii și contribuie la menținerea dezbaterii.
Etichetați un element de pe ordinea de zi ca "informativ" dacă scopul său este de a oferi un fundal pentru ceilalți participanți la întâlnire. De exemplu, un membru al echipei de proiect ar putea avea nevoie să explice domeniul de aplicare al modificărilor software propuse la o întâlnire inițială de lansare. Acest tip de punct de pe ordinea de zi a reuniunii este informativ. Participanții nu trebuie să fie de acord sau de dezacord cu privire la acest element; pur și simplu trebuie să absoarbă informațiile.
Creați agende de întâlniri consultative pentru elementele care necesită discuții, dar nu este de așteptat ca acestea să fie rezolvate în cadrul reuniunii. Articolele de pe ordinea de zi oferă participanților șansa de a-și împărtăși preocupările și de a-și da opiniile cu privire la elementele discutate. De exemplu, o întâlnire cu privire la un upgrade hardware propus pentru calculator ar putea include mai multe articole de pe ordinea de zi, inclusiv o discuție despre soluțiile hardware în discuție. Liderul proiectului ar putea oferi o scurtă trecere în revistă a fiecărei soluții propuse, urmată de o discuție generală de către participanții la întâlnire.
Etichetați un element al agendei de întâlnire ca "rezolvare de probleme" dacă scopul său este de a ajunge la o rezoluție în timpul reuniunii. Această etichetă se bazează pe scopul pentru întâlnirea specială pe care o planificați. Un element de pe ordinea de zi ar putea fi etichetat ca recomandare la o întâlnire și rezolvarea de probleme la următoarea etapă, pe măsură ce proiectul trece de la început până la rezoluție. De exemplu, punctul de consultare privind opțiunile hardware ar putea determina rezolvarea problemelor la următoarea întâlnire, când participanții sunt rugați să aleagă de fapt o soluție hardware.
Creați un element al agendei de întâlnire, denumit "solicitare de ajutor", dacă scopul său este de a cere celorlalți participanți la întâlnire asistență. Aceste elemente pot servi drept urmări pentru următoarea întâlnire, fiecare membru al echipei de proiect oferind o actualizare și oferind restul informațiilor despre starea proiectului.
