Când conduceți sau gestionați o companie care se bazează în mare măsură pe cumpărarea de bunuri sau materii prime, trebuie să vă familiarizați cu procesul de achiziție. Procesul de achiziție implică un număr de pași care vă asigură că veți obține elementele potrivite atunci când aveți nevoie de ele. Planificați-vă înainte, astfel încât procesul dvs. de comandă să funcționeze fără probleme.
Deciziile preliminare
Primul pas în procesul de achiziție este de a determina ce aveți nevoie, precum și de frecvența cu care veți avea nevoie de elementele afacerii dvs. De exemplu, dacă intenționați să comandați consumabile de birou, decideți dacă doriți să rearanjați în fiecare săptămână, în fiecare lună sau chiar când ajungeți la un anumit nivel de inventar. De asemenea, trebuie să determinați cât vă puteți permite să cheltuiți pentru elementele de care aveți nevoie pentru a putea achiziționa astfel încât să puteți negocia cu furnizorii ratele.
Contactați Furnizorii
Odată ce știți ce aveți nevoie, trebuie să contactați furnizorii care vă pot oferi ceea ce aveți nevoie. Apelați o varietate de furnizori pentru a solicita un catalog sau o foaie de preț care să detalieze diferitele elemente din listă. Negocierea unui acord cu furnizorii cu fiecare companie pe care doriți să o comandați pentru a determina termenii exacți ai acordului. Termenii includ cine va plăti pentru expediere, programul de reducere sau costul pe articol și numărul de zile pe care puteți să îl așteptați să plătiți pentru comandă (de obicei 30 sau mai multe zile).
Trimiteți comanda de cumpărare
Odată ce știți ce doriți să achiziționați, următorul pas este trimiterea comenzii de achiziție către furnizor. O comandă de cumpărare este un formular care afișează informațiile dvs. de afaceri, precum și cea a furnizorului, împreună cu o listă completă detaliată a articolelor pe care doriți să le comandați. Puteți trimite comanda dvs. de achiziție prin poștă, prin fax sau prin e-mail.
Plătește
După ce primiți comanda de la furnizor, trebuie să îndepliniți partea dvs. din acordul de cumpărare. Furnizorul vă trimite o factură care indică suma totală datorată, care citează data scadenței plății pentru acordul dvs. inițial. Trimiteți-vă plata către furnizor în intervalul de timp stabilit în aranjamentul dvs. prin intermediul cecului de afaceri sau al unui card de credit. Asigurați-vă că ați confirmat că ați primit toate elementele comandate înainte de a plăti factura.
