Pornirea sau desfășurarea unei afaceri este o aventură interesantă care aduce cu ea o serie de sarcini, cum ar fi urmărirea sănătății financiare a organizației dvs. Există mai mult decât o abordare a managementului financiar, deci alegerea bazei corecte de contabilitate pentru organizația dvs. este crucială pentru a obține o imagine exactă a tendințelor financiare și a face proiecții pentru afacerea dvs. Metoda de contabilitate la care te hotărăști poate avea un impact și atunci când activele tale sunt fluide. Indiferent dacă folosiți un contabil sau urmăriți singur venituri și cheltuieli, alegeți o singură metodă de contabilitate și respectați-o pentru consistență și exactitate.
Bazele contabilității
Cele două tipuri de contabilitate pe care majoritatea întreprinderilor le utilizează sunt metoda bazată pe angajamente și baza de numerar. Unele întreprinderi utilizează metoda modificată bazată pe numerar, care combină principiile atât din metodele bazate pe angajamente, cât și pe baza numerarului.
În timp ce fiecare metodă de contabilitate înregistrează activele, datoriile și capitalurile proprii, acestea diferă atunci când fiecare este înregistrată, afectând astfel situația financiară a unei întreprinderi în orice moment dat.
Cele trei componente principale ale formulei de bază de contabilitate (care trebuie să fie echilibrate în orice moment) sunt următoarele:
- bunuri: Activele se referă la active corporale și necorporale ale unei întreprinderi, cum ar fi numerar, teren, inventar, clădiri, conturi de încasat, investiții și alte elemente viabile din punct de vedere financiar. Activele pasive egale plus capitaluri proprii.
- pasive: Obligațiile se referă la obligațiile financiare ale unei întreprinderi de a-și plăti creditorii pentru conturile de plătit, salariile acumulate și împrumuturile.
- echitate: Capitalurile proprii sau capitalurile proprii se referă la profiturile disponibile. Capitalul propriu plus pasivele este egal cu activele.
Metoda contabilă de angajare
Metoda de angajare a conturilor raportează veniturile din contul de profit și pierdere atunci când acestea sunt obținute și se potrivește cu cheltuielile aferente atunci când se produce cheltuiala, nu când se plătesc facturile. Contabilitatea de angajamente are ca rezultat o situație a veniturilor care oferă o reprezentare exactă a profitabilității afacerii dvs. pentru o anumită perioadă. De exemplu, dacă un reprezentant de vânzări efectuează o vânzare mare la data de 15 decembrie, dar nu se așteaptă să primească o plată până în data de 15 ianuarie a anului calendaristic următor, metoda de angajare înregistrează vânzarea ca venit în luna decembrie.
De asemenea, dacă un proiect mare necesită comandarea de materiale în această lună, metoda de contabilitate a contabilității înregistrează factura ca o cheltuială, în loc să aștepte până la plata ei. Această metodă vă ajută să țineți evidența banilor pe care trebuie să îi rezervați pentru plata facturii. De asemenea, vă ajută să evitați greșelile în care achiziționați în mod accidental ceva cu bani deja desemnați pentru un alt scop.
Dacă cheltuielile sunt suportate din cauza veniturilor primite, cum ar fi bunurile necesare pentru instalarea mobilierului comandat de un client, aceste cheltuieli sunt compensate și înregistrate cu venitul, în loc să fie listate separat, oferind o imagine rezonabilă a capitalului disponibil în urma finalizării proiectului. Acest lucru este util pentru că menține atît activele, cît și pasivele, devenind umflate, ceea ce se poate întâmpla atunci când acestea sunt înregistrate separat. De asemenea, se urmărește simpla și rapidă urmărirea marjelor de profit, deoarece veniturile și cheltuielile pentru același proiect sunt urmărite împreună.
Menținerea unei perspective largi și pe termen lung asupra finanțelor este utilă în contabilitatea de afaceri, metoda de angajare nu este fără dezavantajele sale. Contabilitatea de angajare necesită mai multe estimări și presupuneri decât contabilitatea de numerar, care se ocupă doar de venituri și cheltuieli în momentul în care acestea apar. De exemplu, este posibil să numărați veniturile înainte de a fi efectiv în contul dvs. bancar și apoi să-l cheltuiți, trimițând o nouă afacere în falimentul roșu sau chiar în faliment.
Metoda de angajare durează, de asemenea, mai mult timp și este cel mai bine supravegheată de către un profesionist contabil care știe ins și outs despre modul de utilizare a metodei contabile de contabilitate cu exactitate. Un domeniu de contabilitate lipicios, care este cel mai bine lăsat la profesioniști, este estimarea datoriilor sau a veniturilor neplătite care nu sunt susceptibile de a veni prin. În timp ce afacerea dvs. are, probabil, clienți în cea mai mare măsură de încredere care își plătesc rapid facturile, vor exista cei care își plătesc facturile cu întârziere sau deloc. Un profesionist contabil știe cum să estimeze aceste pierderi pentru a vă oferi o imagine relativ exactă a sănătății financiare a afacerii dvs.
Baza de calcul a contabilității
Baza de numerar a veniturilor contabile înregistrează când banii sunt primiți și cheltuielile când sunt plătite. De exemplu, imaginați-vă că firma dvs. achiziționează 75 de unități de conducte pentru un viitor proiect de construcție, dar factura nu ajunge până la o lună de la primirea bunurilor. Contul dvs. bancar este un pic subțire, deci așteptați o săptămână să plătiți factura după primirea acesteia. Nu înregistrați cheltuiala până la acea dată, chiar dacă afacerile dvs. ar fi plasat deja conducta în proiectul de construcție. Pentru o afacere mică, se poate simți ca o ușurare pentru a nu trebui să înregistreze o cheltuială până când este plătită, dar poate, de asemenea, să vă determine să vă depășiți în mod accidental bugetul și să nu mai puteți plăti cu promptitudine creditorului.
Aceleași principii se aplică veniturilor. De exemplu, semnați un contract cu un nou client care este de acord să vă plătească afacerile câteva mii de dolari la finalizarea unui proiect major, ceea ce vă va duce câteva luni până la finalizare. Între timp, afacerea dvs. trebuie să achiziționeze materiale și să finalizeze lucrarea, ceea ce reprezintă o cheltuială. Folosind baza de numerar a contabilității, aveți doar fondurile disponibile în contul dvs. bancar pentru a achiziționa consumabile. În timp ce nu veți intra accidental în roșu cu banca, veți avea o imagine umflată a cheltuielilor acum și o imagine umflată a venitului dvs. în două luni, când proiectul este complet. Acest lucru face că orice înregistrare de bani disponibilă afacerii dvs. este inexactă și nesigură.
În timp ce metoda de contabilitate bazată pe numerar nu este la fel de precisă ca baza de acumulare în călătoria pe termen lung, un avantaj este că nu necesită o cameră atât de mare ca baza de angajamente. Estimarea cerută de baza de angajamente este utilizată cel mai în siguranță de către o afacere profitabilă, cu o pârghie financiară suficientă pentru acoperirea cheltuielilor înainte de primirea venitului. Afacerea dvs. poate începe prin metoda contabilității de numerar și apoi, cu ajutorul unui profesionist contabil, treceți la baza de angajamente pe măsura creșterii capitalului propriu.
Baza de numerar modificată
Baza de numerar modificată a contabilității combină avantajele atât a bazei contabile cât și a bazei de numerar. În această metodă, venitul este înregistrat ca fiind câștigat, folosind metoda acumulării. În același timp, cheltuielile sunt documentate atunci când sunt plătite, ca și în metoda de numerar a contabilității. Deși metoda bazată pe numerar modificată nu respectă principiile contabile general acceptate sau GAAP, unii proprietari de afaceri consideră că acestea reunesc cele mai bune dintre cele două metode majore de contabilitate.
De exemplu, dacă vă contractați să construiți o casă în luna octombrie, care va fi terminată în ianuarie, venitul este înregistrat în luna octombrie. Materialele pentru clădiri achiziționate în vederea finalizării proiectului sunt înregistrate treptat pe tot parcursul proiectului.În acest fel, afacerea dvs. menține o înregistrare exactă a veniturilor și a vânzărilor, având în același timp flexibilitatea de a păstra activele cât mai mult posibil în timpul procesului de construcție. În consecință, baza de numerar modificată a contabilității poate fi utilă pentru unele întreprinderi mici care au proiecte mari care vin, fără ca contul bancar mare să se potrivească.
Cel mai important dezavantaj al metodei contabile modificate de contabilitate este atunci când un agent extern sau un auditor examinează înregistrările financiare ale companiei. Deoarece această metodă nu este conformă cu GAAP, va trebui să vă întoarceți și să vă convertiți toate înregistrările fie la metoda bazei de numerar, fie la metoda de contabilitate bazată pe angajamente. Această muncă în exces ar costa organizația dvs. timp și bani pe termen lung.
