Un sistem organizațional este, pur și simplu, modul în care este înființată o companie. O bună structură organizatorică creează atât o ierarhie, cât și fluxul de comunicare într-o companie. Este important pentru fiecare afacere, indiferent de mărimea acesteia, să pună în aplicare un sistem organizațional. Există numeroase beneficii pentru a avea o structură organizatorică bine definită, care să includă eficiența, productivitatea și luarea deciziilor. Fiecare structură are punctele forte și punctele slabe. În cele din urmă, aceste argumente pro și contra depind de tipul de afacere pe care o conduceți, de industria dvs., de dimensiunea organizației dvs. și de alți factori. Este important să luați în considerare orice tip de sistem organizațional înainte de a decide ce este potrivit pentru compania dvs.
Care sunt sistemele organizaționale?
Un sistem organizațional este structura modului în care este înființată o organizație. Această structură definește modul în care se înființează fiecare diviziune a unei afaceri, ierarhia celor care raportează către cine și cum comunică fluxurile în întreaga organizație. Distrusă și mai mult, o structură organizațională definește modul în care funcționează fiecare rol într-o organizație. Având o structură organizatorică bine definită, toți angajații știu ce se așteaptă de la ei și de cine raportează. Proprietarii de afaceri ar trebui să se gândească mult și greu la ce sistem să aleagă, deoarece fiecare organizație are nevoi unice. O structură organizațională potrivită pentru o companie nu va avea dreptate pentru o altă companie.
Exemple de sisteme organizaționale în afaceri
Există patru tipuri principale de structuri organizaționale: funcționale, divizionale, matrice și plate. Fiecare sistem are caracteristici unice.
Structura organizatorică funcțională: O structură organizațională funcțională este o ierarhie tradițională. Multe companii, în special corporații mai mari, urmează structura funcțională. Acest sistem include mai multe divizii specializate, cum ar fi marketing, finanțe, vânzări, resurse umane și operațiuni. Apoi un senior manager supraveghează toate diviziile specializate. Fluxul de raportare este clar. Fiecare angajat raportează seniorilor lor, inclusiv conducătorilor diviziilor, care raportează conducerii superioare. Conducerea superioară supraveghează întreaga structură. Deoarece compania rămâne împărțită în divizii specializate, angajații tind să devină și ei specializați. Acest lucru cauzează o cale clară pentru promovare și creștere. Cu toate acestea, diviziunile pot avea probleme în a comunica unul cu celălalt. Deoarece toate departamentele raportează în sus, există puțină comunicare orizontală între ele, lăsând puțin spațiu pentru gândirea holistică, întreaga companie, cu excepția nivelului de conducere superior. Acest lucru face ca sistemul organizațional funcțional să se adapteze încet la schimbare.
Structura organizatorică divizională: O structură organizațională divizată împarte afacerea în echipe în baza proiectelor pe care angajații lucrează. Acest sistem include mai multe tipuri diferite de echipe, inclusiv juridice, relații publice, cercetare și dezvoltarea afacerilor. În plus, echipele sunt create în jurul unor proiecte specifice. De exemplu, o companie farmaceutică ar putea avea echipe separate dedicate fiecărui medicament pe care îl fabrică. Fiecare echipă de proiect are un director sau vicepreședinte și exercită un anumit nivel de autonomie în cadrul organizației. Structura divizională permite angajaților să se familiarizeze profund cu activitatea echipei lor. Cu toate acestea, diviziile nu sunt adesea conștiente de ceea ce fac alte echipe și nu comunică între ele. Este posibil ca angajații să nu poată lucra efectiv în cadrul diviziunilor atunci când este necesar. În cele din urmă, acest sistem poate fi dificil de gestionat datorită structurii sale de distribuire.
Structura organizatorică a matricei: Un sistem de matrice este o cruce între o structură funcțională și o structură divizionară. Din perspectiva păsărilor, afacerea este înființată într-o structură funcțională, cu o ierarhie tradițională și diviziuni specializate. Cu toate acestea, atunci când vă uitați la aceste divizii până aproape, fiecare este înființat într-o structură organizațională divizionară. Aceasta înseamnă că sunt împărțite în proiecte și echipe mai mici. Tipul matricei de structură organizațională este destul de complex și necesită o mulțime de planificare, să nu mai vorbim de sisteme puternice de comunicare în cadrul organizației. Cu toate acestea, atunci când structura matricei funcționează bine, elimină o mulțime de probleme care apar cu organizații divizionale sau funcționale. Comunicarea poate călători către persoanele potrivite, ceea ce sporește productivitatea și gândirea holistică. Mai mult, angajații sunt expuși altor departamente și proiecte, încurajând colaborarea încrucișată. Pe partea inferioară, structura matricei poate deveni rapid confuză pentru angajați atunci când există prea mulți manageri și nu este clar la cine să raporteze.
Structura organizatorică netedă: Structura organizatorică planifică o mare parte din ierarhie și permite angajaților mai multă autonomie în ceea ce privește munca lor. Adesea, organizațiile plate sunt împărțite în echipe temporare, deși, de obicei, nu au structuri formale. Există încă unele dinamici de sus în jos într-un sistem plat. Adesea, există cel puțin câteva conduceri de conducere care conduc nava. Cu toate acestea, acest sistem se bazează pe distrugerea structurilor ierarhice tradiționale ale întreprinderilor. Multe companii de pornire și companii de tehnologie tind spre o organizare plană, deoarece încurajează inovația și contribuția angajaților. Gândirea este că atunci când angajații nu sunt tamponați de birocrație, ei vor gândi liber și vor genera idei proaspete și profitabile. Aceasta sporește comunicarea între echipe și elimină unele dintre problemele de comunicare care pot apărea atunci când mesajele se deplasează într-o structură de sus în jos. Din păcate, un sistem plat este dificil de întreținut pe măsură ce o companie crește, iar nevoia de sisteme de comunicare mai structurate intră în joc. Mai mult, angajații dintr-o organizație plană se pot copleși de a face prea multe sarcini diferite și nu au prea mult spațiu să crească sau să fie promovați.
De ce întreprinderile au nevoie de sisteme organizaționale
Sistemele organizaționale sunt importante pentru întreprinderile de toate dimensiunile. Având o structură solidă, bine definită, elimină confuzia și stabilește procese simple pe care angajații să le urmeze. Fiecare lucrător trebuie să știe exact la cine se referă. Fără un anumit tip de ierarhie sau structură în loc, un loc de muncă poate deveni haotic. Angajații ar putea să nu înțeleagă cine este responsabil pentru ceea ce, cauzând lucruri importante să cadă prin fisuri. O structură organizațională solidă simplifică o companie și îi ține pe toată lumea pe aceeași pagină.
Un sistem organizațional le pune pe fiecare persoană în poziția corectă, capabilă să-și aducă contribuția la companie. Având un sistem care îmbunătățește eficiența globală, sporește productivitatea și oferă claritate tuturor celor din organizație. Fiecare departament poate funcționa mai bine atunci când rolurile sunt definite clar și obiectivele sunt împărtășite. În plus, sistemul organizațional adecvat poate îmbunătăți procesul de luare a deciziilor, deoarece fluxurile de informații se desfășoară în întreaga organizație. Managerii de nivel superior pot colecta informații de la toate diviziile, oferindu-le o mai bună înțelegere în ansamblul operațiunilor unei companii.
Un sistem organizațional solid elimină numeroase probleme de afaceri, inclusiv duplicarea muncii și conflictele dintre poziții. Dacă o afacere a fost bine gândită, fiecare angajat are un rol distinct, iar rolurile nu se suprapun între ele. Nu există nici un "runaround" în care nimeni nu este sigur cine este responsabil pentru o anumită sarcină sau proiect. Din acest motiv, cooperarea este sporită, iar angajații simt un sentiment de mândrie în munca lor. Lucrătorii evită frustrarea de a avea roluri în continuă schimbare și posturi de poartă. Ei se pot concentra pe ceea ce fac cel mai bine.
Alegerea unui sistem organizațional adecvat vă poate duce afacerea la nivelul următor. De exemplu, dacă afacerea dvs. este bazată pe produse, o matrice sau o structură divizională va fi probabil ideală. Acestea sunt structuri bazate pe proiecte care se concentrează pe echipe specializate. Inițiativele mici, pe de altă parte, pot lua în considerare o structură plană care să permită tuturor angajaților să contribuie cu aptitudinile și expertiza lor fără să interfereze cu ierarhia.
Exemple de afaceri cu sisteme organizaționale
Exemple ale sistemului funcțional: Sistemele organizaționale funcționale au fost folosite istoric de către militari, universități și entități guvernamentale. De-a lungul anilor, ierarhiile funcționale au devenit mai puțin populare și multe organizații s-au îndepărtat de ele. Cu toate acestea, acestea sunt încă în uz de anumite companii. Un exemplu de modul în care poate fi folosit acest tip de sistem organizațional este într-o setare tradițională din fabrică. Directorul fabricii supraveghează diferite diviziuni ale fabricii, care sunt fiecare specializate. Fiecare divizie are un manager propriu, care se raportează direct la managerul fabricii de supraveghere. Un alt exemplu ar putea fi un magazin de vânzare cu amănuntul. Un manager de magazin supraveghează operațiile din partea de sus a piramidei. Mai jos sunt diferite departamente. Poate că există unul pentru inventar, unul pentru serviciul pentru clienți și unul pentru marketing și promoții. Fiecare are propriul său supraveghetor și toți se raportează directorului general.
Exemple ale sistemului divizional: Sistemele divizionale sunt populare în cazul companiilor mari, multinaționale. De exemplu, Johnson & Johnson are o structură divizională. Fiecare dintre brandurile Johnson & Johnson funcționează ca o companie proprie, cu propria sa conducere și structură internă. Toate aceste mărci se raportează societății-mamă. Un alt exemplu de structură organizațională divizională este General Electric. Directorul executiv se află în partea de sus, iar dincolo de aceasta, compania este împărțită în grupuri diferite. Există câteva grupuri operaționale, cum ar fi cele pentru finanțe, legale, relații publice și cercetare globală. Unele echipe sunt dedicate unor proiecte specifice, inclusiv aviația, energia, îngrijirea sănătății și multe altele.
Exemple ale sistemului de matrice: Un sistem organizațional matricic este complex și, prin urmare, este în mare parte adoptat de companii mari și bine stabilite. Un exemplar faimos al unei companii matriceale este Starbucks. Cea mai mare companie de cafea din lume utilizează o structură funcțională pentru a-și împărți afacerea în diviziuni, inclusiv HR, finanțare și marketing. Aceste departamente se află la sediul corporativ al mărcii și se raportează la nivelurile superioare de conducere. Departamentul de resurse umane, de exemplu, creează politici care afectează toate locațiile Starbucks de pe planetă. În continuare, Starbucks are diviziuni separate pentru fiecare regiune geografică. Aceste regiuni includ America, China și Asia-Pacific, Europa, Orientul Mijlociu, Rusia și Africa. Regiunea Americii, fiind cea mai populară pentru companie, este împărțită în continuare în patru diviziuni mai mici. Starbucks are, de asemenea, diviziuni bazate pe produse. De exemplu, există o divizie pentru mărfuri, cum ar fi cana Starbucks, iar cea pentru produse de panificație. La nivelurile inferioare ale organizației, Starbucks are echipe de angajați, în special la nivelul magazinelor. Această structură complexă de matrice servește bine gigantului de cafea, permițând companiei să opereze cu succes mii de magazine din întreaga țară.
Exemple de sistem plat: Sistemele plate sunt populare în rândul întreprinderilor noi și al companiilor de tehnologie. Un exemplu faimos al sistemului plat este Zappos. În 2013, CEO-ul companiei de pantofi masive a anunțat o nouă structură de management numită holacrație, o organizație care să încurajeze colaborarea prin eliminarea ierarhiei de la locul de muncă. Compania a interzis titlurile managerilor. Nu ar mai avea titluri de locuri de muncă și nu ar exista șefi. Fiecare angajat ar fi responsabil de munca lor. Compania a sperat să sporească inovația și creația, eliminând birocrația implicată în ierarhie și luarea deciziilor. Cu toate acestea, Zappos se luptă să mențină operațiunile cu adevărat plane.
Aceasta este o luptă a multor companii mari care implementează o structură plană. Multe inițiative au vorbit despre dificultatea de a menține o structură organizațională plată atunci când se confruntă cu o creștere exponențială. Studiile constată că angajații găsesc structuri ierarhice confortabile și practice. Deci, o structură organizatorică plană este probabil o opțiune bună pentru o afacere aflată la începuturi, pentru a stimula inovația și creșterea economică. Cu toate acestea, majoritatea companiilor mai mari se îndepărtează de la un sistem plat, deoarece acestea pot deveni greoaie pentru a gestiona în timp.
