Securitatea înregistrărilor salariale și a personalului care lucrează cu aceștia este o atenție continuă pentru administratorii de salarizare și managementul corporativ. Siguranța salarizării include implementarea și menținerea confidențialității și securității înregistrărilor salariale, a departamentului de salarizare și a personalului de salarizare. Managerul de salarizare, managerul de contabilitate sau managerul de resurse umane poate purta responsabilitatea pentru securitatea salarizării în colaborare cu conducerea superioară. Crearea unui mediu de salarizare foarte sigur și eficient organizat ar trebui să fie obiectivul fiecărui departament de salarizare.
Organizare
Organizarea departamentului de salarizare, a personalului și a proceselor este vitală pentru asigurarea salarizării. Un lanț clar de comandă, o diagramă organizatorică a departamentului logic și o delegare clară a responsabilităților salariale sunt necesare pentru administrarea sigură a salariilor. Se va organiza un manager, un procesator de salarizare, un specialist pentru situații speciale de salarizare, cum ar fi ordinele de închidere a salariilor și mandatele FMLA și de compensare a lucrătorilor, funcționari de înregistrare a angajaților și orice alt personal de salarizare în departamentul de procesare a salarizării confidențiale, eficiente, sigure și compatibile cu legile. Toți cei aflați în salarizare trebuie să aibă responsabilități clar definite pentru a evita și elimina încălcările securității și lacune în procesarea salariilor.
Controlați accesul
Orice acces la documente de hârtie de salarizare, fișiere de stocare fizică, computere și rapoarte de computere și orice alt tip de acces trebuie să fie strict controlate și aplicate pentru a asigura informații confidențiale privind salarizarea. Fiecare responsabilitate a salariatului trebuie să fie revizuită de managerul salarizării pentru a determina ce nivel de acces este necesar. Accesul la documentele de salarizare fizice, cum ar fi foile de pontaj, creșterea autorizațiilor, documentele privind bonificările și comisioanele și alte documente de salarizare cu informații financiare sensibile și confidențiale trebuie să fie limitate doar la cei care procesează tranzacțiile. Fișierele de fișiere și computerele cu informații privind salarizarea, datele și arhivele trebuie să fie amplasate în zonele securizate, în care numai aceia care au acces la securitate pot vizualiza și lucra cu ei. De exemplu, grefierii care intră doar în sistemul de salarizare al calculatorului nu trebuie să aibă acces la procesele de depunere finală sau la documentația privind salariile și beneficiile.
Proceduri de document
Procedurile de salarizare trebuie să fie bine documentate și aplicate pentru a asigura securitatea procesului de salarizare și a personalului. Fiecare responsabilitate a salariatului trebuie să fie clar definită în descrierea postului, în procedurile de plată pe care le efectuează și într-un manual de operare standard pentru departamentul de salarizare. Procedurile trebuie respectate, revizuite atunci când se schimbă și se revizuiesc cel puțin o dată pe an, dacă nu mai des, pentru a proteja integritatea proceselor și a evita orice lacune în securitate.
Siguranță fizică
Securitatea fizică a înregistrărilor salariale, a dosarelor, a datelor și a sistemelor, precum și a facilităților de salarizare și a personalului este vitală. Salvarea salariilor și confidențialitatea nu trebuie să fie compromise pentru a economisi bani prin procesarea salariilor la recepție sau prin efectuarea de către un salariat a unor îndatoriri fără efectuarea unui control dublu. Dosarele de fișiere trebuie să fie blocate cu acces limitat. Birourile, ramele principale și computerele desktop cu date privind salarizarea și software-ul de procesare nu trebuie să fie amplasate în zone comune, ci în locații securizate care pot fi blocate cu ușurință. Personalul de salarizare trebuie să aibă un mediu de lucru sigur din traficul de angajați și vizitatori și trebuie să aibă modalități ușoare de a asigura cu succes informațiile cu care lucrează, astfel încât acestea să nu fie supuse angajaților furioși sau emoționali. Orice erori de salarizare, discrepanțe și plângeri ar trebui să aibă procese clare și să fie abordate de către manageri sau supraveghetori, nu direct cu personalul de salarizare.
