Funcțiile diferitelor structuri organizaționale trebuie să guverneze eficiența și productivitatea companiei. Este adesea un lanț de comandă în afaceri și cum sunt structurate ierarhiile și fiecare departament care îl fac productiv - sau nu. O structură organizațională "funcțională" valorifică specialitățile angajaților și se îndepărtează de faptul că au generalisti care pot juca în mai multe roluri.
Care este scopul structurii organizaționale?
Există patru tipuri principale de structură organizațională și fiecare are argumente pro și contra. Motivul pentru care acestea există este de a face ordine în haosul afacerilor. Fără un lanț de comandă sau o metodă acceptată de soluționare a litigiilor, anarhia poate domni.
Expresia "dolarul se oprește aici" a devenit clișeu în lumea de azi, însă structura organizatorică are în vedere determinarea unde se oprește dolarul și cum. Chiar dacă nu crezi că ai o structură organizațională, o faci. Uneori ele cresc și se dezvoltă organic în timp, dar de cele mai multe ori ele sunt deliberate și planificate.
Cele patru tipuri de structuri organizaționale sunt plane, matrice, divizionale și structura funcțională menționată anterior.
Structurile influențează în cele din urmă relațiile dintre conducere și angajați, modul în care fluxurile de comunicare, unde se încadrează responsabilitățile și modul în care conducerea supraveghează compania. Poate chiar să influențeze modul în care o companie își dezvoltă piața sau își extinde afacerea.
Vestea bună este că structurile nu sunt scrise în piatră și ele pot fi ușor modificate sau modificate pe măsură ce companiile cresc sau se contractă cu timpul.
Funcțiile diferitelor structuri organizaționale
La fel ca și modul în care anumite proiecte de lucru beneficiază de adoptarea unui flux de lucru specific, organizațiile pot deseori să funcționeze mai bine atunci când există o organizație structurală la locul de muncă.
Organizațiile funcționale, de obicei, operează prin delegarea unor lucrări specifice departamentelor care vor fi responsabile de orice și de toate sub această umbrelă. De exemplu, contabilitatea se va ocupa de chestiuni de plătit și de încasat. Marketingul se ocupă de marketing, publicitate și promoții. Resursele umane se ocupă de angajarea, îmbarcarea și externarea, instruirea și alte sarcini legate de personal.
În elaborarea unei organigrame și a funcțiilor sale, fiecare departament își cunoaște rolul de joc, lanțul de comandă și fluxul de lucru specific pentru ele.
Ce este designul organizațional?
Atunci când decideți despre structura unei companii, acesta este designul organizațional. Evaluează obiectivele companiei și vine cu un lanț de comandă și o structură organizațională care va fi cel mai productiv în atingerea obiectivelor menționate.
Cele mai bune companii nu stau statice - se adaptează și se schimbă odată cu trecerea timpului, astfel încât să își poată îndeplini mai bine obiectivele sau să se diversifice pentru piețe noi.
Spune o companie din Hoboken, New Jersey, are 47 de ani de experiență în dominația țărmului estic al Statelor Unite cu cabluri electronice. Poate că au un nou obiectiv de a aborda piața asiatică, pentru că sa deschis o ușă cu o ocazie fantastică. Afacerile ca de obicei nu vor zbura de cealaltă parte a Pacificului. Diferitele fluxuri de lucru, limbi și obiceiuri vor impune companiei să se adapteze și să se conformeze tradițiilor de afaceri așteptate din Asia.
Prin reproiectarea structurii organizatorice, compania poate crea noi departamente și poate angaja personal nou care să fie cel mai potrivit pentru aceste roluri. Departamentul de marketing va trebui să angajeze personal multilingv, iar echipa juridică va trebui să cunoască legile pentru fiecare piață nouă introdusă. Dealmakerii și negociatorii vor trebui să înțeleagă obiceiurile și posibilitățile din fiecare loc. Toate acestea pot fi anticipate și planificate prin crearea unei noi dinamici organizaționale care să fie pregătită să facă față acestor provocări.
Schimbarea practicilor tehnologice la o companie, adăugarea unei noi game de produse, deschiderea unei alte locații - toate acestea ar putea beneficia de optimizarea sau reproiectarea structurilor organizaționale existente.
Avantajele unei structuri funcționale
În multe privințe, structurile funcționale pot fi extrem de eficiente. Concentrându-se pe punctele forte ale fiecărui angajat și îndreptându-le către un departament care valorifică punctele forte, compania beneficiază adesea.
Aceste departamente sunt în mod ideal conduse de cineva cu capacitatea și abilitățile de a supraveghea și de a accelera toate sarcinile la îndemână. Fiind grupați cu alții care au aceleași cunoștințe fundamentale, există adesea un comerț și o completare a calităților pe care schimburile dintre acești angajați le pot ajuta să-și extindă talentele.
Acesta este exact motivul pentru care domenii cum ar fi formarea pot fi ajutate foarte mult atunci când structurile funcționale sunt în joc, deoarece angajații sunt înconjurați de abilitățile de care au nevoie pentru a dezvolta.
Este, de asemenea, motivul pentru care formarea poate merge mai departe în formate funcționale, deoarece acestea dezvoltă angajați care ar putea fi acolo pentru călătoria lungă. Deoarece angajații lucrează în departamente axate pe specialitățile lor, poate exista o oportunitate percepută de creștere și dezvoltare care să încurajeze loialitatea pe termen lung și cifra de afaceri mai mică.
Dezavantaje ale unei structuri organizatorice funcționale
Problema cu pereții este, uneori, când se ridică, stau în picioare. Unele companii divizate din punct de vedere funcțional pot suferi provocări de comunicații din cauza percepției că lucrează separat cu un motiv bun, spre deosebire de a fi doar o metodă de eficiență. În aceste cazuri, pot exista conflicte între nevoile diverselor diviziuni. Poate că resursele umane și divizia IT au nevoie de asistență din partea departamentului de marketing, dar marketingul poate decide pe plan intern ce solicită să se conformeze în funcție de oportunitate sau de alți factori. Evident, aceste situații pot merge prost și este de datoria conducerii să descompună zidurile care provoacă bătălii teroriste.
Prin implicarea specialiștilor în sarcini pentru fiecare divizie, înseamnă că generalistii pot fi trecuți cu vederea. O latură suplimentară pentru generalisti este că ele pot adesea aprecia mai bine nevoia de comunicare intra divizionară sau pot avea o perspectivă mai bună asupra modului în care o sarcină este benefică pentru altul și așa mai departe. Dacă generalistii își pierd locul în companie deoarece nu sunt percepuți că au abilități destul de puternice în vreun departament, aceasta poate însemna că compania pierde diversitatea valoroasă și calitățile de legătură care le aduc acești jucători.
Conflictele de gestionare pot apărea și în companii cu structură funcțională. Se poate întâmpla ca fiecare șef al departamentului să aibă o viziune miopică asupra a ceea ce implică succes, cum ar fi performanța departamentului său fiind cele mai importante criterii pentru măsurarea succesului, spre deosebire de privirea la imaginea de ansamblu. Atunci când benchmark-urile depind de performanțele departamentale, acestea pot afecta și comportamentul angajaților și pot împiedica atât inovația cât și luarea rapidă a deciziilor.
Când sunt structurile funcționale benefice?
Atunci când companiile sunt stabile și nu introduc în mod constant produse noi, pot funcționa bine ca o organizație funcțională. Dacă industria nu este dată schimbării frecvente, există o bază de active fixă, iar acestea sunt calități care se potrivesc structurilor funcționale.
Mărimea companiei nu înseamnă neapărat dacă o organizație funcțională este benefică pentru aceasta. Un magazin local de anvelope se poate descurca bine cu o structură funcțională, dar Amazon.com utilizează, de asemenea, o structură funcțională. Este un lanț vertical de comandă în joc în Amazon, pentru bine și pentru bolnav. Aceasta poate însemna că uneori acestea sunt mai lent pentru a răspunde la dileme, dar înseamnă, de asemenea, că există o puternică marcă centrală și o metodă de gestionare coerentă între toate departamentele lor la nivel internațional.
Structurile organizaționale pot fi un fel de bunuri imobiliare - ceea ce este perfect pentru astăzi poate fi prea mare sau prea mic pentru mâine. Este înțelept să reflectăm din când în când asupra modului în care este organizată o afacere deoarece un mic amend și inovație pot avea un impact dramatic asupra productivității și succesului.
