Practic, fiecare organizație se bazează pe computere sau echipamente computerizate pentru anumite funcții și multe organizații se bazează pe angajați pentru a folosi computerele în fiecare zi. În ciuda etichetelor de preț pe care aceste mașini le poartă, ele oferă o rentabilitate a investiției organizației sub forma unor câștiguri de eficiență, prezentări mai profesioniste și chiar o comunicare îmbunătățită.
Eficienţă
În zilele în care computerele au devenit omniprezente în organizațiile americane, angajații din roluri cu funcții complexe, cum ar fi contabilitatea și analiza, au avut de multe ori să efectueze calcule avansate cu puțin mai mult decât un creion, o hârtie și un calculator. Angajații însărcinați cu crearea documentelor au trebuit, de asemenea, să își scrie manual producțiile. Computerele au introdus un element electronic care permite angajaților să creeze fișiere digitale fără a fi nevoie să scrie pe hârtie, iar foile de calcul electronice le-au permis angajaților să efectueze calcule matematice complexe prin simpla tastare a acestora în mașină. Când o organizație de extensie 4-H din St. Paul, Minn.,. a introdus computerele în 1986, în conformitate cu Journal of Extension, agenții au realizat rapid câștiguri de eficiență în producerea materialelor de instruire și chiar generând comunicate de presă.
profesionalism
La fel cum computerele permit angajaților să creeze documente mai eficient, mașinile ajută, de asemenea, angajații să ofere acestor documente un aspect rafinat și profesional. În loc să prezinte un manuscris sau scris într-un ziar sau publicație locală, angajații pot să genereze documentul într-o aplicație software, să verifice electronic erorile de ortografie și gramatică și să trimită documentul direct unui editor. Profesioniștii din domeniul vânzărilor pot folosi computerele pentru a genera grafice și diagrame care să demonstreze avantajele produselor și serviciilor lor, iar prezentatorii pot folosi computerele pentru a dezvolta și a oferi programe de prezentare profesionale, animate și chiar interactive.
Partajarea datelor
Într-o listă cu avantajele de birou pe care le oferă calculatoarele, site-ul web Spam Laws recunosc în mod repetat capacitatea calculatoarelor și a rețelelor de a facilita schimbul de informații. Angajații dintr-o singură locație pot crea documente electronice, iar angajații dintr-o altă locație - chiar și altă țară - pot prelua documentul numai după câteva momente. Fiindcă fișierele electronice ocupă doar o cantitate foarte mică de spațiu fizic, angajații pot lua fișiere împreună cu ei atunci când călătoresc sau accesează electronic ele dintr-o locație îndepărtată.
Comunicare
Computerele permit comunicarea electronică, iar această formă de acces instantaneu reprezintă, fără îndoială, unul dintre cele mai importante avantaje pe care le pot oferi computerele unei organizații. Utilizând comunicarea electronică, cum ar fi e-mail, mesagerie instantanee și transmisiuni web, liderii organizaționali pot comunica cu un număr foarte mare de angajați în timp real, indiferent de locația fizică. Computerele ajută, de asemenea, la facilitarea comunicării electronice cu alți actori importanți precum investitorii și furnizorii, iar clienții pot utiliza comunicarea electronică pentru a obține rapid servicii sau chiar a plasa o comandă. Computerele pot chiar ajuta organizațiile să reducă costurile de comunicare prin facilitarea conferințelor video care reduc călătoriile fizice sau prin stabilirea conexiunilor vocale care elimină necesitatea telefoanelor tradiționale.
