Tabletele desktop și sertarele de birou ordonate scarpină numai suprafața a ceea ce înseamnă o bună organizare. În schimb, angajarea angajaților dvs. de multe ori înseamnă a merge în spatele scenei și a aborda organizarea birourilor din interior. De asemenea, poate însemna încorporarea unei gândiri creative, precum și a unor măsuri tradiționale și evidente, în abordarea organizării angajaților.
Opriți multitaskingul
Deși s-ar părea că multitasking-ul este o modalitate bună de a face mai mult de lucru, lucrul la multiple sarcini la un moment dat reduce atât productivitatea, cât și dezavantajează încercările dvs. de a organiza angajații. Conform Asociației Americane de Management, scăderea netă a productivității poate atinge 75%. Stabiliți o regulă clară care să impună angajaților dvs. să prioritizeze activitățile și sarcinile și să lucreze mai întâi la sarcina sau activitatea cu cea mai mare prioritate. Acest lucru nu numai că îmbunătățește productivitatea și reduce stresul, ci și un flux de lucru mai bine organizat.
Configurați un depozit de informații
Identificați și configurați o locație centrală, cum ar fi un cadru de aplicație bazat pe Web sau o unitate de rețea partajată, pentru stocarea formularelor, a șabloanelor de documente, a copiilor politicilor companiei și a oricăror altor informații pe care angajații le împărtășesc sau accesează frecvent. Având o locație pentru stocarea informațiilor accesate în mod obișnuit, facilitează accesul și îi ajută pe toți să fie organizați. În același mod, o organizație centrală, comună sau calendarul departamentului informează pe toată lumea despre ce se întâmplă și îi ajută pe angajați să creeze planuri zilnice și săptămânale.
Întâlniri și comunicări
Stabiliți așteptări clare, delegați sarcinile și anunțați în prealabil schimbările când este posibil. Permiteți angajaților să știe ce vă așteptați și la ce doriți să lucreze pentru a permite planificarea în avans și o mai bună organizare. Organizați întâlniri individuale și de grup săptămânale sau lunare pentru a evalua progresul în atingerea obiectivelor stabilite.Adresați-vă unei organizații bune direct prin ateliere de lucru, difuzoare prezentate și colaborând cu angajații care se luptă cu îmbunătățirea abilităților organizaționale. Încurajați luarea de note în timpul întâlnirilor pentru a reduce șansa ca uitarea să afecteze buna organizare.
Permiteți timp pentru planificare
Solicitați angajaților să dea 15 minute pentru planificare la sfârșitul fiecărei zile. Includeți încă 15 minute în fiecare după-amiază vineri pentru a examina programul săptămânii viitoare și pentru a vă pregăti pentru săptămâna viitoare. Ajutarea angajaților să-și îmbunătățească abilitățile de planificare îmbunătățește organizarea, permițându-le să pregătească materiale sau informații în avans. Planificarea avansată poate ajuta, de asemenea, angajații să vadă unde ar putea încerca să se potrivească prea mult într-o zi de lucru, ceea ce indică necesitatea de a reprioritiza țelurile zilnice sau de a cere ajutor.
