Majoritatea întreprinderilor primesc în mod regulat transferuri de inventar. Inventarul furnizează resurse pentru a construi noi produse pentru clienți sau pentru produsele finite pentru a le vinde direct clienților. Companiile care urmează un proces predefinit de primire a inventarului asigură că societatea cunoaște elementele de inventar care intră în inventar și plătesc numai pentru elementele respective. Un proces precis de primire a inventarului contribuie, de asemenea, la menținerea unor niveluri precise de inventariere.
Sosirea expedierii
Primul pas la primirea inventarului are loc atunci când camionul ajunge la docul companiei. Personalul depozitului se întâlnește cu șoferul camionului și începe descărcarea camionului. Angajatorii depozitului descarcă inventarul din camion într-o locație specificată în depozit. Angajații înregistrează cantitatea fiecărui element din documentul de expediere. Atât angajatul cât și șoferul de camion semnează documentul care verifică cantitatea primită.
Comparați documentele de expediere
Angajatul din depozit compară mai multe documente pentru a se asigura că sunt înregistrate cantitățile corespunzătoare. Aceste documente includ comanda inițială de achiziție, documentul de expediere și un raport de primire scris de mână. Dacă există discrepanțe în ceea ce privește elementul de inventar sau cantitatea, angajatul verifică inventarul primit și scrie manual corecția pe document.
Depozitați inventarul
După verificarea cantităților primite, angajații depozitului stochează inventarul pe rafturile depozitului. Fiecare raft de depozitare conține markere pe care compania le utilizează pentru a localiza inventarul atunci când este necesar. Angajații din depozit scriu marcajele de depozitare pe documente, pe măsură ce stochează inventarul.
Introduceți cantitatea primită în sistem
Angajatul utilizează documentele pentru a actualiza inventarul primit în sistemul de inventar al companiei. După ce sa logat în sistemul informatic al companiei, angajatul introduce fiecare element primit, cantitatea exactă primită și locația depozitului. După introducerea tuturor elementelor în sistem, angajatul imprimă acest raport de primire a inventarului și adaugă acest lucru la setul actual de documente. Îi transmite acest pachet departamentului de achiziții.
Adresați discrepanțele cu furnizorul
Atunci când departamentul de achiziții primește documentele, acestea examinează eventualele discrepanțe constatate de angajații depozitului. De obicei, vânzătorul trimite o factură agentului de achiziție care compară această factură cu documentele. În cazul în care există discrepanțe între factură și documente, agentul de achiziție contactează vânzătorul și negociază suma totală datorată. Odată ce agentul se simte mulțumit de suma pe care o plătește, o scrie pe factură, aprobă factura și o transmite pentru plată.
