Deci, ați primit o comandă și ați trimis clientul dvs. produsul sau serviciul pe care l-ați solicitat. Felicitări! În continuare, trebuie să-l plătiți pe client. Procesul de colectare a banilor începe cu o factură trimisă clientului care indică suma datorată și termenele de plată. Pregătirea unei facturi creează un cont de încasat.Acesta este un lucru de valoare pentru afacerea dvs., clasându-vă pe lista de active, deoarece se convertește cu ușurință la numerar.
sfaturi
-
În termeni contabili, pregătirea unei facturi creează un cont de încasat. De îndată ce se plătește, factura devine în numerar.
Definirea facturii de vânzări
O factură de vânzare este un document de afaceri care este pregătit ori de câte ori trebuie să solicitați o plată de la un client pentru bunuri sau servicii pe care le-ați furnizat. Factura conține detalii importante precum produsul, cantitatea, prețul și termenii de plată, cum ar fi detaliile bancare ale companiei. În ceea ce privește documentele, este una dintre cele mai ușor de creat și este, de asemenea, una dintre cele mai importante. O factură stabilește obligația de plată a clientului. Prin emiterea unei facturi, verificați contractul care există între dvs. și client și că ați terminat partea dvs. de afacere. Odată ce clientul este de acord cu factura, acesta devine o datorie legală pe care clientul trebuie să o plătească.
Care este diferența dintre o factură și un proiect de lege?
Merită să clarificăm o anumită terminologie în acest moment, deoarece există adesea o mulțime de confuzie cu privire la ceea ce este o factură și ce este o factură. O factură este întotdeauna trimisă de la vânzător către client în speranța că va fi plătită într-o anumită perioadă de timp. Atunci când oferiți bunuri și servicii, veți crea întotdeauna o factură. Un proiect de lege este ceva ce clientul trebuie să plătească. Prin urmare, factura pe care ați creat-o, pe partea clientului a gardului, este un proiect de lege. Este același document, dar cu un nume diferit, în funcție de faptul dacă plătiți sau primiți bani.
În termeni contabili, această distincție este importantă. Atât dvs., cât și clientul vor utiliza aceeași factură în scopuri contabile. Dar, în timp ce clientul va folosi factura pentru a înregistra banii care trebuie să părăsească compania, care se numește un cont de plătit, o veți utiliza pentru a înregistra banii care vor veni în afacere, numit un cont de încasat.
Ce informații trebuie să fie prezente pe o factură de vânzare?
În general, puteți rupe factura în două părți: antetul facturii și miezul de facturare. Antetul facturii conține:
- Numele și adresa vânzătorului.
- Numele și adresa destinatarului.
- Data facturii - aceasta este vitală! Ceasul începe să ticăie pentru client la data facturii. Dacă aveți o limită de timp pentru plată, pe care ar trebui să o faceți, atunci includerea unei date vă asigură că toată lumea este pe aceeași pagină despre momentul plății plății.
- Un număr de factură unic.
- Un număr de ordine de plată, dacă utilizați un sistem de comandă de cumpărare pentru a controla achizițiile dvs. de afaceri.
Miezul de facturare conține:
- O descriere detaliată a serviciului prestat sau a produselor furnizate, inclusiv cantitățile și prețurile.
- Taxele de vânzare aplicabile.
- Prețul total datorat.
- Termeni și condiții pentru plată. De exemplu, puteți specifica "net 30", ceea ce înseamnă că întreaga sumă este datorată în 30 de zile.
- Metoda de plată, cum ar fi detaliile contului bancar sau numele unei persoane în care clientul poate trimite cecuri.
Ce este un factual de vânzare în termeni contabili?
Multe companii au un număr corect de clienți care nu plătesc imediat. Dacă utilizați metoda de contabilitate a facturilor, veți înregistra venituri atunci când le-ați câștigat, nu când banii intră în contul dvs. bancar. Aceasta înseamnă că aveți nevoie de o metodă pentru înregistrarea venitului pe care aveți dreptul să îl primiți, dar pe care nu l-ați primit încă. O factură de vânzare în termeni contabili este un "cont de creanță" sau "A / R". Conturile de încasat reprezintă toate plățile datorate afacerii dvs. care nu au fost încă plătite de clienți.
Dacă vă gândiți la asta, ceea ce faceți de fapt atunci când creați o factură extinde creditul fără dobândă pentru clienți pentru o perioadă scurtă de timp. Le permiteți acestora să obțină bunuri sau servicii înainte de plată, pe baza încrederii că plata va fi efectuată la data plății. Un cont de încasat este pur și simplu o modalitate de a înregistra această încredere.
Cum se înregistrează o factură?
A / R sunt incredibil de valoroase pentru afacerea dvs. pentru că atunci când sunt plătite, aceștia convertesc imediat la numerar. Ca atare, le veți înregistra ca active în bilanțul companiei. Este convențional să enumerăm activele în ordinea lichidității, care măsoară cât de repede se poate converti ceva în numerar. Astfel, din toate activele dvs. de afaceri, numerarul este cel mai lichid și activele imobiliare, acțiunile în fondurile speculative și alte investiții alternative sunt cele mai puțin lichide, deoarece aceste elemente sunt mult mai greu de vândut.
Conturile de primit sunt înregistrate ca active circulante, deoarece plata este datorată de către client într-un an sau mai puțin. Și, pentru că convertesc la numerar, în momentul plății facturii, A / R se numără printre activele cele mai lichide. În general, le veți lista mai jos cu numerar în bilanț, iar cifra pe care o introduceți este pur și simplu suma totală a tuturor facturilor restante.
Care este diferența dintre creanțe și conturi de plătit?
Partea inversă a conturilor de încasat este contabilitatea plătibilă. A / Ps apare atunci când datorați bani furnizorilor dvs. pentru că nu ați plătit încă factura. Ca intrare contabilă, aceasta reprezintă obligația dvs. de a plăti o datorie pe termen scurt. Pentru a ilustra, imaginați-vă că un furnizor vă trimite un caz de widget-uri și câteva zile mai târziu trimite o factură pentru costul de 500 USD. Sunteți obligat să plătiți acești bani, astfel încât să înregistrați suma de 500 USD ca debit în coloana de plată a conturilor și să creditați simultan 500 de dolari pentru cheltuielile cu materiile prime, care de obicei sunt enumerate ca fiind costul bunurilor vândute. Furnizorul dvs. așteaptă să primească plata, deci înregistrează factura în coloana de încasare a conturilor.
Apoi, când scrieți un cec pentru a plăti factura, veți introduce un credit de 500 USD în coloana de plată a conturilor și un debit de 500 USD în contul de verificare. Dacă cineva se uită la contul dvs. de profit și pierdere, poate vedea dintr-o privire suma totală pe care o desfășoară afacerea în facturile neplătite.
Ce se întâmplă dacă un client nu plătește?
Într-o lume ideală, toți clienții dvs. ar plăti toate facturile la timp, de fiecare dată. În lumea reală, clienții plătesc cu întârziere, iar unii nu plătesc deloc. Problema aici este că intrarea în conturi de încasări ar trebui să arate soldul tuturor facturilor care vor fi convertite în numerar în viitorul apropiat. Dacă un client nu plătește 90, 120 sau 360 de zile - sau nu plătește deloc - aceasta va distorsiona exactitatea bilanțului dvs.
Regula numărul unu al colectării datoriilor este că, cu cât este mai mult o plată, cu atât este mai greu să o colectezi. Un calcul vital pentru orice afacere este să vă dați seama cât de vechi sunt facturile dvs. printr-un proces numit "îmbătrânire". Dacă utilizați software de contabilitate de afaceri, categoriile uzuale pentru acest tip de raport includ:
- Curent: datorită imediat.
- 1 până la 30 de zile: datorate în următoarele 30 de zile.
- 31 până la 60 de zile restante.
- 61 până la 90 de zile restante.
- 91 de zile și peste, restante și așa mai departe, în creșteri de 30 de zile.
Scopul îmbătrânirii este de a vedea ce facturi au nevoie de urmărire, cum ar fi chemarea clientului sau trimiterea contului la o agenție de colectare. Oferă, de asemenea, o oarecare perspectivă asupra faptului dacă colectați plăți prea lent și că aveți prea mult risc de credit. Dacă creanțele se scurge prea lent, s-ar putea să vă încheiați cu o problemă majoră privind fluxul de numerar și trebuie să împrumutați bani pentru a vă satisface cheltuielile zilnice de funcționare.
