Serviciile de contabilitate utilizează o varietate de acronime pentru a identifica responsabilitățile, departamentele sau agențiile guvernamentale. În timp ce unele acronime sunt specifice industriei, altele există universal. A / P reprezintă departamentul "conturi de plătit" în majoritatea companiilor.
Pozitii
Conturile departamentelor de plată variază de la o persoană la mai multe persoane, la diferite niveluri de supraveghere. Grefierii care plătesc conturile introduc datele din facturi în sistemul contabil și facturile potrivite pentru documentația de rezervă. Conducătorii de conturi care se plătesc supraveghează activitatea grefierilor care răspund de cont și răspund la întrebările din partea altor departamente privind plățile facturilor sau soldul furnizorilor. Contabilii care plătesc conturi conduc departamentul planificând roluri individuale din cadrul departamentului, costurile departamentului de bugetare și colaborarea cu alți manageri ai companiei în luarea deciziilor.
responsabilităţi
Departamentul de conturi de plată își asumă responsabilitatea de a plăti facturile la timp. Mulți furnizori oferă reduceri pentru facturarea facturilor într-un anumit interval de timp. Departamentul de contabilitate plătibilă monitorizează datele scadente împreună cu datele de reducere pentru a asigura companiilor cele mai mari reduceri disponibile. Departamentul de plată trebuie să verifice dacă fiecare factură este corectă înainte de efectuarea plății. Departamentul de conturi plătitor verifică imprimarea cu semnătura conducerii la cec. Controalele și facturile trebuie, de asemenea, păstrate blocate.
Control intern
Din cauza cantității de bani care se schimbă prin intermediul departamentului de plată a conturilor, controlul intern trebuie să fie o prioritate. Salvgardarea de bază a controalelor se realizează prin blocarea controalelor goale și limitarea accesului la cheie.Verificarea facturii determină dacă fiecare factură este corectă și validă. Atribuțiile sunt împărțite între diferiți membri ai echipei pentru a se asigura că nici un membru al echipei nu poate accesa întregul sistem fără revizuirea altei persoane.
Îmbunătățirea procesului
Verificarea tipăririi este adesea un proces manual, care necesită muncă umană pentru sarcini plictisitoare, cum ar fi umplerea plicurilor. Îmbunătățirea procesului reduce nevoia angajaților care lucrează în domeniul muncii fără valoare adăugată și permite angajaților să se concentreze asupra activității analitice. Îmbunătățirile includ utilizarea plăților electronice și a sistemelor electronice de autorizare.
