Întreprinderile și organizațiile depind de liniile de comunicare care rămân deschise și rămân dependente între diferite părți și diviziuni. Fără capacitatea de a comunica eficient, funcțiile companiei încep să se destrame rapid. Cu toate acestea, toată lumea comunicându-și propria cale în același timp duce și la haos. Aici intră în joc protocoalele la locul de muncă.
Protocoale definite
Pur și simplu, protocoalele sunt reguli interne pe care membrii unei organizații trebuie să le urmeze și să le utilizeze. Prin asigurarea faptului că activitățile vizate sunt tratate în cadrul protocoalelor, organizația asigură coerența și conformitatea la toate nivelurile. Dezavantajul este totuși că prea multe protocoale duc la redundanță, birocrație și, mai rău, întârzieri inutile. Aceasta funcționează împotriva unei organizații care încearcă să fie agilă și flexibilă. Lansați un echilibru între conformitate și reacție.
Comunicare electronică
Pentru a adăuga la provocarea de a gestiona modul în care oamenii din aceeași organizație comunică, metodele electronice și computerizate au complicat problema. Viteza comunicațiilor electronice conduce frecvent la apariția mai rapidă a problemelor și la răspândirea în continuare a greșelilor. Telefoanele inteligente, e-mailurile, mesageria instantanee și fișierele de pe computer se adaugă doar la o fluture de comunicații.
Comunicare scrisă
Mesajele scrise, cele mai tradiționale dintre metodele de comunicare în afaceri, sunt ușor standardizate de organizații, astfel încât acestea să poată fi corect redirecționate corect și prioritizate în mod corespunzător. Acest lucru se face prin alegerea unor metode diferite pentru diferite nivele de importanță. E-mailurile, notele și mesajele de bază pot fi folosite pentru comunicarea zilnică. Memorandumurile și scrisorile din antetul companiei prezintă problemele comunicate într-o manieră mai formală. Rezervează documente și rapoarte de discuții pentru discuții privind politicile și eforturi importante de luare a deciziilor.
Mesaje electronice
Problema cu e-mailurile, mesageria instantanee și Internetul este că organizațiile își pierd frecvent controlul asupra mesajului și a audienței sale foarte repede. Organizațiile sunt bine întreținute prin instruirea periodică a personalului cu privire la riscurile și pericolele legate de comunicarea electronică, rezervarea acestor instrumente pentru personalul de comunicare și formare zilnică și regulată, care să permită înțelegerea modului în care să eliminați în mod regulat vechile comunicări și să păstrați numai informații importante. De prea multe ori, oamenii folosesc aceste instrumente pentru mesaje nebune sau personale. Rezultatele pot varia de la rușine la serioase dacă aceste fișiere vor fi resuscitate mai târziu în procese sau în chestiuni juridice.
Reguli de scriere
Ca parte a protocoalelor, organizațiile beneficiază, de asemenea, de asigurarea faptului că orice comunicare urmează reguli clare de utilizare. Aceasta înseamnă că personalul înțelege cum să comunice corect în scris. Acronimele rapide și tehnice, cum ar fi LOL, WTB, WU, LTR și așa mai departe, nu aparțin scrierilor profesionale. Personalul trebuie să înțeleagă că trebuie să comunice într-un limbaj adecvat, care plasează o primă de ortografie și gramatică.
Comunicații verbale
Protocoalele pentru comunicarea verbală pot fi implementate în mod similar cu documentele scrise. Ar trebui să existe niveluri pentru întâlniri verbale, inclusiv discuții ocazionale, întâlniri formale, întâlniri de ierarhie și interacțiuni de luare a deciziilor / luare a deciziilor. Fiecare dintre aceste evenimente de contact ar trebui să aibă o așteptare înțeleasă cu privire la cum să comunice, cât timp și cum să procesați reacțiile și deciziile. În lipsa de a face acest lucru într-o afacere, rezultă adesea o interacțiune ad-hoc care, deși este confortabilă în grupuri mici, începe să provoace probleme pe măsură ce organizațiile cresc.
