Întâlnirile de afaceri necesită programare, organizare, conducere, înregistrare și urmărire. Modul în care se derulează proiectul va depinde de luarea deciziilor și de acțiunile care vor rezulta din efortul de colaborare făcut posibil de la întâlnire.
Elementele de care aveți nevoie
-
Agendă
-
Sala de sedinte
Proiectați ordinea de zi a reuniunii. Agenda este pe conturul tuturor aspectelor care necesită discuții pentru deciziile care sunt necesare pentru a-ți continua proiectul sau obiectivele. Arătați toate problemele cunoscute într-un format concis contur cu puncte bullet. Odată ce ați elaborat ordinea de zi, veți cunoaște problemele, iar apoi veți ști cine trebuie să participe la întâlnire.
Trimiteți un e-mail în masă sau efectuați apeluri telefonice către toate persoanele care trebuie să participe la întâlnire și solicitați disponibilitatea acestora cu date și ore pe o perioadă de o săptămână dacă aveți mai mulți participanți. Numai acest lucru poate fi o provocare descurajantă dată programelor agitate. Odată ce aveți disponibilitatea fiecăruia, faceți referire încrucișată pentru o dată și o oră disponibile. Planificați un timp suficient pentru a organiza ședința și trimiteți tuturor participanților o notificare privind data, ora de începere, ora de încheiere și locația întâlnirii, împreună cu o copie a agendei.
În pregătirea întâlnirii, copiile agendei sunt distribuite tuturor participanților împreună cu orice documente care vor fi subiectul discuției. Panourile de afișare și prezentările power point trebuie să fie pregătite pentru a fi afișate cu șevale, proiectoare, laptopuri și ecrane necesare. De asemenea, organizatorul întâlnirii trebuie să fie pregătit să conducă întâlnirea și un deținător de înregistrări trebuie să participe la întâlnire pentru a lua notițe.
Organizatorul / conducătorul întâlnirii trebuie să mențină discuția pe drumul cel bun. Discuțiile vor duce în mod inevitabil la probleme tangențiale și discuții în afara subiectului, astfel încât liderul trebuie să se asigure că discuția se reîntoarce în cele din urmă la elementele de pe ordinea de zi. De asemenea, liderul trebuie să țină evidența timpului și să mențină discuția curgătoare pentru a atinge toate elementele de pe ordinea de zi. Liderul ar trebui să furnizeze o scurtă descriere a elementelor de pe ordinea de zi pentru a începe discuția și, de asemenea, să adreseze întrebări sau să solicite participanților informații pentru a obține informațiile necesare. Liderul ar trebui să încheie fiecare element de acțiune cu persoana responsabilă de finalizarea elementului și cu un calendar estimat pentru finalizare.
Odată ce toate elementele de pe ordinea de zi sunt încheiate, grupul ar trebui să programeze o reuniune de urmărire, dacă este necesar, sau să programeze întâlniri care se desfășoară în mod regulat într-o zi și o oră convenite.
Titularul înregistrării trebuie să-și întocmească notele într-un proces-verbal de ședință organizat sub formă de schiță. Proiectul de proces-verbal ar trebui apoi trimis participanților la întâlnire pentru a solicita comentarii, corecții sau modificări. Procesele-verbale ale ședinței vor fi apoi distribuite participanților și folosite pentru acțiunile ulterioare și ca bază pentru următoarea ordine de zi a reuniunii, dacă este necesar.
