O entitate HOA (Asociația Proprietarilor de Locuințe) este o entitate juridică care are autoritatea de a aplica legi de convenție convenite de proprietari prin intermediul unui consiliu de administrație. Majoritatea HOA-urilor funcționează în mediul local sau în mediul de condominiu. Subdiviziunea unităților de familie unică poate crea un HOA atunci când dezvoltarea este construită. Există două opțiuni în administrarea unui HOA: printr-o companie de administrare sau prin intermediul proprietarilor de case. În cazul în care HOA este gestionată de proprietarii de case, anumite elemente și proceduri care trebuie să fie revizuite și luate în considerare în gestionarea HOA.
Alegerea consiliului
Întrucât proprietarii de case preiau responsabilitățile de a gestiona un HOA, prima ordine de afaceri este de a înființa un consiliu de administrație. Acest lucru se realizează prin alegerea funcțiilor de președinte, vicepreședinte, secretar și trezorier. Fiecare unitate din cadrul HOA are un vot. Dacă un proprietar nu este prezent la alegeri, el poate să-și trimită votul prin procură sau printr-un alt membru al unității. După ce ofițerii au fost aleși, trebuie convocată o întâlnire pentru a revizui responsabilitățile ofițerilor și pentru a revizui statutul HOA. Statutul poate fi ajustat conform noii structuri HOA cu acordul proprietarilor de case.
Revizuirea legământului
Un contract HOA prezintă detaliile conducerii sau al consiliului de administrație al responsabilităților directorului care implică proprietarul casei în legătură cu aspecte legate de proprietățile interne și externe, responsabilitatea fiscală și pentru a se asigura că proprietarii de case respectă regulile stabilite și conținute în documentele de reglementare ale HOA. Dacă un acord nu a fost stabilit, consiliul de administrație trebuie să colaboreze cu proprietarii de case pentru a crea un legământ corect, potrivit și aplicabil. După stabilirea legământului, consiliul de administrație își rezervă dreptul de a aplica încălcările care încalcă regulile din cadrul legământului.
Probleme legale
În fiecare organizație, chiar și un HOA, există probleme legale care trebuie luate în considerare, cum ar fi evaluările, încorporarea și problemele de raportare fiscală. Când un HOA este preluat de proprietarii de case, aceste elemente sunt importante. HOA trebuie să fie înregistrată la biroul secretarului de stat aplicabil. În cazul în care HOA este înregistrat, consiliul de administrație trebuie să se asigure că rapoartele de stat pentru activitățile HOA sunt depuse și actualizate. În cazul în care HOA nu este înregistrată la biroul secretarului de stat aplicabil, consiliul de administrație și proprietarii de case trebuie să elaboreze articole de organizare care să precizeze scopul și activitățile HOA. Problemele contabile și de raportare fiscală sunt esențiale pentru funcționarea unui HOA. În cazul în care HOA are un sistem contabil, un auditor financiar ar trebui să fie însărcinat să examineze rapoartele contabile și documentele fiscale pentru respectarea legilor federale și de stat.
HOA Training
Una dintre problemele proprietarilor de case care preiau o HOA este lipsa de instruire și timp. Mulți proprietari de locuințe nu sunt familiarizați cu procesul organizațional sau nu au timp să participe la HOA. Membrii consiliului de administrație aleși pot să nu dețină expertiza necesară pentru desfășurarea de întâlniri, să elaboreze planuri și să nu aibă abilitățile necesare pentru a comunica cu ceilalți membri ai consiliului și cu proprietarii de case. Formarea HOA este disponibilă pentru proprietarii de case și membrii consiliului în diferite domenii ale activităților HOA, de la formarea membrilor consiliului la instituirea unei comunități vibrante HOA.
