Desfasurarea unei reuniuni de afaceri de succes nu implica doar continutul si membrii intalnirii, ci si amenajarea mobilierului. Pentru a organiza în mod eficient o sală pentru o întâlnire de afaceri, veți dori să luați în considerare funcția întâlnirii și să creați atmosfera și spațiul de lucru adecvat pentru productivitate. În cazul în care camera este bine amenajată pentru întâlnirea dvs., asociații vor putea să lucreze și să funcționeze fără întreruperi sau distragere a atenției pentru a face uz de timpul de întâlnire disponibil.
Elementele de care aveți nevoie
-
Mese
-
scaune
-
Accesorii de prezentare
-
Zip legături
-
Banda adeziva
-
Lămpi
-
Mese laterale, după cum este necesar
-
Produse alimentare și băuturi
Luați în considerare funcționarea camerei și plasați tabelele în consecință. O întâlnire în stil de discuție ar trebui să utilizeze un stil de masă rotundă prin aranjarea meselor într-un cerc sau în semicerc, astfel încât fiecare participant să poată vedea pe toți ceilalți. Prezentările pot folosi o sală de consiliu configurată cu un dreptunghi mare sau pot plasa mese mai mici în rânduri, fiecare participant având aceeași direcție.
Aranjați locurile în jurul meselor în funcție de aspectul mesei, folosind scaune confortabile potrivite pentru durata ședinței. Scaunele din plastic greu ar trebui să fie utilizate numai pentru întâlniri scurte (oră sau mai puțin) pentru a menține angajații focalizați și confortabili. Așezați două până la trei scaune suplimentare în partea laterală a camerei, în cazul în care există mai mulți oaspeți decât se așteaptă sau un scaun se rupe.
Plasați orice elemente de recuză, cum ar fi podiumuri, flip chart-uri, ecrane de proiecție sau postere de prezentare într-o zonă vizibilă în partea din față a camerei, astfel încât fiecare participant să o poată vedea cu ușurință. Dacă veți folosi fișele sau dosarele, plasați-le la fiecare scaun de-a lungul mesei sau puneți-le la o parte pentru a le distribui mai târziu în cadrul întâlnirii. Nu permiteți acestor articole să aglomera spațiul de lucru sau să facă deplasări dificile în cameră, cum ar fi așezarea lor pe podea.
Opriți soneria pe toate telefoanele din cameră pentru a evita perturbările; totuși, nu deconectați telefonul pentru a permite efectuarea apelurilor în caz de urgență. Dacă se utilizează computere pentru întâlnire, legați cablurile cu fermoare pentru a evita incurcarea cu picioarele și a lega orice cabluri de la podea care se deplasează de-a lungul pasarelelor.
Adăugați iluminare suplimentară dincolo de lumina deasupra capului în cameră, pentru a înmuia atmosfera și a face întâlniri mai scurte mai puțin vizuale. Setați lămpile de pe mesele laterale unde nu vor fi în calea sau blocarea vederilor, dar evitați lumanari, care pot emite lumină moale și parfum, dar pot constitui un pericol.
Creați o mică zonă de servire a hranei într-un colț al camerei sau de-a lungul unui perete lângă ușă, pentru a furniza apă îmbuteliată, sucuri, cafea sau gustări, cum ar fi biscuiți, brânzeturi sau tăvi de fructe și carne. Dacă folosiți alimente pentru întâlniri lungi, evitați alimentele cu conținut ridicat de zahăr și asigurați-vă că există un coș de gunoi în apropiere de zona de servicii pentru a menține masa curată și ordonată la terminarea mesei.
sfaturi
-
Dacă aveți opțiunea de a selecta sala de ședință, încercați să găsiți o cameră liniștită, departe de zgomotul excesiv și distragerile, plasând în același timp sălile de întâlniri convenabile la băi la același etaj al clădirii.
Dacă este posibil, reglați termostatul în cameră la o setare confortabilă, astfel încât cei care participă să nu fie prea fierbinți sau reci, ducând la disconfort și distragere a atenției în cazul în care nu vor putea să se concentreze asupra sarcinii la îndemână.
