Dacă întâlnirea cu clienții pentru a prezenta o propunere sau pentru a organiza un dejun de lucru cu personalul, trimiterea unei invitații prin e-mail poate fi o metodă rapidă și eficientă de coordonare a evenimentului.
Luați în considerare audiența dvs. Tonul e-mailului dvs. va trebui să se adapteze oricui invitați la întâlnirea de prânz. Un ton casual funcționează bine dacă întâlnirea dvs. de prânz este cu personalul și veți petrece timpul discutând strategii și brainstorming. Dacă scopul întâlnirii este mai grav, va trebui să faceți acest lucru clar în corespondența dvs. cu membrii personalului invitat. Dacă întâlnirea de prânz este cu clienții, este posibil să aveți nevoie de un ton mai formal, în funcție de relația dvs. de lucru cu aceștia.
Găsiți un restaurant care va putea găzdui grupul dvs. În funcție de numărul de invitați, vă recomandăm să căutați o facilitate cu o cameră privată disponibilă. Atunci când vă planificați o întâlnire de prânz cu clienții, ar putea ajuta la găsirea unui restaurant mai puțin agitat, unde conversația nu va fi tensionată din cauza zgomotului.
Decideți cine să invitați la întâlnirea de prânz și consultați calendarul biroului pentru a stabili dacă toate părțile vor fi disponibile la data respectivă. Pentru întâlnirile de prânz ale personalului, efectuați un apel telefonic rapid pentru a întreba dacă invitații selectați vor fi disponibili în acea zi și apoi rugați-i să rămână deschisi în timp ce planurile sunt finalizate.
Sunați la restaurantul ales și creați o rezervare provizorie. Lăsați-i să știe că va trebui să ajustați numărul de participanți mai apropiat de acea dată. Dacă descoperiți că veți avea mai mulți participanți decât ați planificat inițial, asigurați-vă că anunțați restaurantul cât mai curând posibil, astfel încât personalul să poată satisface nevoile dvs.
Compuneți-vă e-mailul, inclusiv adresele de e-mail ale fiecărei persoane pe care doriți să o invitați. Utilizați linia subiect pentru a indica motivul pentru e-mail. Includeți cuvinte precum "Important" sau "Marcați calendarele" și includeți data și motivul. De exemplu, subiectul dvs. ar putea citi: "Important: Pregătire de lucru la 2/18/09-RSVP Necesar." Pentru masa de prânz cu un client, bineînțeles, va trebui să finisezi linia subiectului și să îl transformi într-o cerere mai degrabă decât o cerere.
Utilizați corpul e-mailului pentru a explica necesitatea întâlnirii de prânz și ceea ce doriți ca participanții să aducă sau să împărtășească în timpul întâlnirii. În funcție de cât de greu este de a pune oamenii jos, poate doriți să le cereți aceștia RSVP, astfel încât să puteți finaliza numărul rezervărilor cu restaurantul.Dacă pregătiți un prânz pentru clienți, poate doriți să solicitați o întâlnire de prânz și să precizați ce elemente doriți să discutați cu ei
sfaturi
-
Abordați trebuie să se bazeze pe atmosfera de lucru a companiei dvs., de la casual la formal. Trimiteți o copie personalului administrativ, astfel încât calendarul de birou să poată fi actualizat.
