Având oamenii potriviți să vină la întâlnirea dvs. de afaceri pot face sau rupe evenimentul. Când creați o invitație convingătoare și profesională, convingeți invitații de importanța întâlnirii, de necesitatea de a participa și de a beneficia de ei.
Personalizați invitația dacă trimiteți scrisori individuale. Utilizați antetul companiei sau logo-ul dvs. dacă trimiteți cărți pre-imprimate. Pentru invitații prin e-mail, afișați logo-ul și legăturile site-ului. Adresați-vă fiecărei persoane după nume și obțineți corespondența de la un oficial de rang înalt, cu semnătura.
Conduceți cu o propoziție de deschidere convingătoare care explică ce are loc și de ce persoana este invitată să participe. De exemplu, "expertiza dvs. din industrie vă face un candidat ideal pentru noul nostru comitet director. Aș vrea să vă invit să vă întâlniți și să vă amestecați cu agenții de mutări și agitatorii comunității noastre de afaceri la un prânz și o prezentare."
Menționați exclusivitatea întâlnirii, subiectul care urmează să fie discutat sau rezultatele dorite ale zilei. De exemplu, "Am invitat doar o duzină de directori executivi locali pentru a participa la această discuție. Obiectivul nostru este de a crea noi sugestii pentru a oferi legislației de stat anul viitor nevoile unice ale antreprenorilor din statul nostru. Vrem vocea voastră să fie auzită.
Notați vorbitori, mese sau oportunități de conectare, care ar putea atrage profesioniști ocupați. De exemplu, "Vom auzi de la candidații locali care rulează pentru birou și vă vor oferi o perioadă pentru Q & A. Vom oferi, de asemenea, un brunch și cafe-bar."
Includeți toate detaliile pertinente ale întâlnirii într-o secțiune evidențiată sau îndrăzneață a scrisorii dvs. care iese în evidență pentru invitat. Informațiile vitale, cum ar fi data, ora și locația se pot pierde în corpul unei scrisori. Puneți totul într-o singură secțiune pentru a vă uita ușor.
Solicitați un RSVP până la o anumită dată pentru a putea planifica în consecință. Dați invitaților mai multe modalități de a confirma participarea, cum ar fi prin e-mail, site-ul companiei, carte preimprimată sau apel telefonic.
sfaturi
-
Verificați calendarele de afaceri comunitare și locale pentru evenimente conflictuale înainte de a programa o dată și o oră. Nu doriți să concurați cu o funcție a Camerei de Comerț, un eveniment club Rotary sau o conferință sau o expoziție importantă.
Trimiteți invitațiile cu cel puțin o lună în avans cu anunțuri de reamintire în două săptămâni, pentru a le oferi participanților timp pentru a vă adăuga la programul lor. Dacă este o întâlnire sau o conferință majoră în care oamenii trebuie să planifice călătorii și cazare, dați cel puțin șase luni de preaviz ori de câte ori este posibil.
