Înainte ca e-mail-ul să intre în popularitate, transmisiile prin fax au prezentat singura modalitate de a trimite rapid comunicarea scrisă. Ar fi putut furniza lucrări și materiale imprimate în câteva minute, peste sute sau mii de kilometri. Deoarece e-mail-ul a intrat în uz larg, unele companii au abandonat complet aparatele de fax. Totuși, faxurile dețin anumite avantaje față de comunicarea prin e-mail.
Probleme de hârtie
Deoarece transmisiile faxului nu folosesc hârtie și e-mailuri, problemele cu hârtia au pus comunicarea faxului într-un dezavantaj. La fel ca imprimantele, faxurile pot întâmpina blocaje de hârtie. Spre deosebire de imprimante, aceste blocaje de hârtie pot apărea într-una din cele două mașini necesare pentru a finaliza o transmisie de fax. Documentul original se poate bloca în aparatul fax care trimite, eventual, făcând documentul inutilizabil în cazul în care blocajul este suficient de grav. Pe capătul receptorului, hârtia imprimată poate bloca aparatul fax, perturbând întregul proces. Mașina de primire ar putea, de asemenea, să se stingă din hârtie, iar utilizatorul în acest scop ar putea să nu realizeze că hârtia a dispărut ceva timp. Această întârziere ar putea face ca comunicările sensibile din punct de vedere al timpului să nu se răspundă ore sau chiar zile.
Proces un singur pas
Unul dintre cele mai mari avantaje ale transmisiilor de fax are loc când o persoană se ocupă de un document semnat sau un document care există doar pe hârtie. Dacă persoana respectivă dorește să trimită documentul într-un e-mail, trebuie să-și imagineze documentul cu un scaner sau cu o imprimantă multifuncțională. Apoi, utilizatorul trebuie să editeze imaginea scanată înainte de a alege un loc de pe unitatea hard disk a computerului pentru a salva documentul scanat. Când persoana trimite e-mailul, fișierul de scanare trebuie atașat la e-mail. În schimb, o persoană care folosește o mașină fax doar plasează documentul în mașină și atinge câteva taste pentru a le trimite părții care primește.
Editarea
Documentele trimise prin e-mail pot fi editate de către un utilizator, în timp ce documentele trimise prin fax nu pot. În situațiile în care cele două părți colaborează la un proiect, abilitatea de a edita documentul ajută la facilitarea acestei colaborări, oferind atât utilizatorilor ușurința de a face schimbări rapide. În cazul în care cele două părți sunt implicate într-o relație contradictorie, o transmisie prin fax poate fi mai atractivă. Natura documentului fax copiat face ca modificarea documentului să defecteze sau să manipuleze cealaltă parte este mai dificilă.
Combinaţie
Multe computere și imprimante de astăzi pot trimite atât faxuri cât și e-mailuri. Aceasta înseamnă că fișierele digitale pot fi trimise de pe un computer la o mașină de fax, unde sunt livrate ca un document tipărit. Aceste computere și imprimante pot primi, de asemenea, transmisii fax de la aparate fax, oferind avantajele atât a faxurilor, cât și a e-mailurilor.
