Când trebuie să rezumați o cantitate mare de informații, o notă sau o scrisoare reprezintă o modalitate eficientă de a face acest lucru. Mulți oameni găsesc dificilă scrierea și cred că nu au vocabularul de a face acest lucru. Dar, după cum spune scriitorul William Zinsser, scrisul se gândește doar pe hârtie. Tot ce trebuie să faceți este să vă organizați gândurile, să urmați stilul formatului pe care l-ați ales și să utilizați un limbaj simplu și clar.
Scrierea unui raport într-un Memo
Scrieți un antet. Pentru o notă, menționați în colțul din stânga sus care ar trebui să citească nota (de exemplu: To: All Employees), care a scris-o (From: Your Name), cine altcineva o primește (CC: data (data curentă) și despre ce este vorba (Subiect: Subiect la adresă).
Dacă este o scrisoare, începeți cu o dată și salut, cum ar fi "Pentru toți angajații:".
Luați în considerare audiența dvs.Dacă scrieți la un public general, folosiți un limbaj pe care toată lumea îl va înțelege. Noii angajați ar putea să nu știe încă jargonul companiei, iar angajații dintr-un departament ar putea să nu înțeleagă terminologia altui.
Faceți o schiță. Organizarea gândurilor vă permite scrierea clară. Gândește-te la ceea ce vrea să știe publicul tău și la ce vrei să-i spui. Subliniați concluziile cheie ale raportului și ce înseamnă pentru oamenii care citesc nota.
Începeți cu declarații puternice de deschidere. Recunoașteți raportul și concluziile acestuia. De exemplu, "Ca rezultat al studiului nostru recent privind productivitatea, vom face mai multe modificări în politicile noastre de utilizare a Internetului".
Explica. Evidențiați toate datele sau concluziile care susțin concluzia. "Consultanții au constatat că angajații au petrecut două ore pe zi, în medie, verificând e-mailurile și gestionând echipele sportive fantastice". De asemenea, permiteți cititorilor să știe când vor avea loc schimbările.
Spuneți oamenilor unde ar putea merge pentru informații mai complete (dacă este cazul). De exemplu, "Vom discuta acest lucru mai departe la întâlnirea săptămânală a personalului nostru de vineri" sau "Raportul complet este disponibil pentru toți angajații în formă PDF". Nu semnați nota; numele tău este în partea de sus a notei. Dacă scrieți o scrisoare, folosiți numele dvs., numele dvs. complet sau numele și titlul complet, în funcție de circumstanțele și de preferințele dvs.
Rescrieți și tăiați aglomerația. Revedeți schița și eliminați cuvintele inutile. De exemplu, "este opinia corporativă că biroul Scranton ar trebui să caute în mod activ să reducă problemele de nonproductivitate prin limitarea utilizării non-de muncă a resurselor companiei" poate fi rescris ca "Compania ne-a cerut să limităm utilizarea personală a proprietății companiei. va crește productivitatea."
Corectarea și verificarea ortografică. Au un coleg de încredere să vă verifice gramatica și tonul; o propoziție prost scrisă poate fi interpretată în moduri pe care nu ați intenționat niciodată. De asemenea, executați verificarea ortografică, dar aveți grijă de funcțiile automate de înlocuire a cuvintelor. Nu vrei ca raportul tău să spună "Indonezia" atunci când spui "Indiana".
