Conducerea unei întâlniri nu este întotdeauna ușoară. Oamenii sunt renumiți pentru faptul că nu-i plac întâlnirile, sărind peste ele și nu acordă atenție atunci când participă. Dacă trebuie să conduceți o întâlnire, punerea în aplicare a câtorva pași obișnuiți va asigura concluzia participanților dvs. că întâlnirea dvs. a meritat și a condus în mod eficient.
Dezvăluiți data și ora întâlnirii cu mult timp înainte, astfel încât participanții să își poată ține clar programul. De asemenea, trimiteți un memento cu o zi înainte. În cele din urmă, un anunț pe interfon cu 15 minute înainte este de ajutor. Acest lucru minimizează probabilitatea ca oricine să uite să participe.
Începeți la timp. Acest lucru arată respectul față de persoanele punctuale. Recunoașteți întârzierile cu o îndoială, dacă e deloc. Nu este necesară menționarea întârzierii în timpul întâlnirii.
Aranjați-vă tehnologia în avans și asigurați-vă că totul este în stare de funcționare. Nimic nu este mai rău pentru participanți decât să vă urmărească să vă luptați cu legătura laptopului timp de 15 minute.
Apelați la o agendă, mențineți-o cât mai scurtă și fixați-o. Trimiteți agenda în avans, astfel încât participanții să se poată gândi. În cadrul întâlnirii, dacă cineva se îndepărtează de pe ordinea de zi, spune: "Să ne gândim să punem această preocupare pe ordinea de zi pentru următoarea noastră întâlnire".
Asigurați-vă că scopul întâlnirii dvs. este foarte clar. Ordinea de zi ar trebui să ajute la acest lucru, dar trebuie să clarificăm în continuare. Asigurați-vă că se înțelege dacă scopul dvs. este de a rezolva o problemă, de a discuta despre opțiuni sau de a efectua instruire. Asigurați-vă că toată lumea știe exact de ce sunt prezenți.
Amintiți-vă că oamenii învață în moduri diferite. Utilizați o varietate de medii - vizuale, auditive, chiar și activități fizice - pentru a vă transmite punctele.
Cereți-i oamenilor să scrie orice idei suplimentare pe care le-au avut cu privire la subiect și să-i lase într-un stack pe cale de ieșire la sfârșitul întâlnirii. Mai târziu, oferiți fiecărui participant o copie de hârtie a minutelor întâlnirii sau în schimb prin e-mail.
sfaturi
-
În cazul în care întâlnirea va fi mai lungă de 30 de minute, luați în considerare introducerea unor ciocolată pe mese pentru participanți.
Avertizare
Evitați să ieșiți din subiect. Acesta este unul dintre motivele principale pe care oamenii le consideră că întâlnirile sunt o pierdere de timp.
