Întocmit corect, plățile pentru rambursarea kilometrajului pot fi o deducere fiscală pentru întreprinderi și sunt excluse din venitul impozabil al angajatului. Cu toate acestea, pentru a beneficia de acest tratament fiscal favorabil, întreprinderile și angajații trebuie să respecte câteva instrucțiuni privind serviciul intern de venituri. Angajații care nu sunt rambursați în întregime pentru cheltuielile de kilometraj pot deduce partea nerambursabilă ca o deducere diferită.
Plățile de repatriere deductibile în kilometri
Angajatorii nu au obligația legală de a rambursa cheltuielile cu kilometrajul suportate de angajați. Cu toate acestea, mulți aleg să facă acest lucru deoarece cheltuielile pentru afaceri sunt deductibile în scopuri fiscale. Pentru ca o afacere să poată revendica kilometrajul ca deducere fiscală, trebuie să păstreze documentația cu privire la toate cheltuielile pe care le rambursează în scopuri de conducere. De exemplu, un angajat care dorește rambursarea gazului achiziționat în cadrul unei călătorii de afaceri trebuie să furnizeze chitanța de gaz pentru a primi o rambursare. De asemenea, angajații nu pot fi rambursați cu kilometri în timpul deplasării lor obișnuite la serviciu.
Planurile de stabilire a kilometrajului standard IRS
Pentru a simplifica procesul de înregistrare, IRS permite companiilor să ramburseze angajații pe baza unei rate standard de kilometraj. Această rată este destinată să reprezinte costul mediu al gazelor, întreținerea, reparațiile, licențele, asigurarea auto, înregistrarea și amortizarea pe o bază per mile. Rata standard a kilometrajului a fost de 56 de cenți pe milă determinată începând cu anul fiscal 2014, dar este actualizată periodic. În cadrul acestui plan de rambursare a kilometrajului, angajatul trebuie doar să mențină un jurnal al activității de conducere și să țină cont de scopul afacerii pentru fiecare călătorie.
Impozitarea plăților de rambursare în kilometri
Atâta timp cât afacerea are un plan responsabil, angajatul nu trebuie să raporteze rambursarea kilometrajului ca venit. Pentru a fi un plan responsabil, angajatul trebuie să verifice dacă cheltuielile sunt legate de afaceri, să retransmită cheltuielile într-o perioadă rezonabilă de timp și să restituie eventualele rambursări suplimentare. Dacă planul angajatorului nu îndeplinește aceste standarde, acesta este un plan inaccesibil, iar rambursările sunt impozabile. În această situație, rambursările sunt raportate împreună cu alte salarii din W-2 anuale ale angajatului.
Deduceri fiscale pentru angajați
Dacă angajatorul dvs. nu vă rambursează integral cheltuielile pentru kilometraj, este posibil să puteți deduce partea neimpozabilă ca deducere detaliată. Cheltuielile nerambursabile ale angajaților sunt înregistrate ca cheltuieli de afaceri ale angajaților pe formularul 2106. Pentru a calcula cheltuielile, puteți fie să adăugați toate cheltuielile legate de autovehicule pe care le-ați suportat pentru muncă, fie puteți utiliza rata de kilometraj standard IRS. Asigurați-vă că excludeți orice mile deplasate ca parte a muncii dvs. obișnuite. Diverse reduceri detaliate, cum ar fi cheltuielile de afaceri ale angajaților, sunt deductibile numai după ce depășesc 2% din venitul brut ajustat.
Alte cheltuieli pentru kilometraj
Împreună cu cheltuielile neutilizate pentru călătoriile de afaceri, contribuabilii pot, de asemenea, să deducă kilometri pentru vizite medicale, care se deplasează și se deplasează pentru o organizație caritabilă. IRS permite contribuabililor o deducere de kilometraj standard de 23,5 cenți pe milă pentru vizite medicale și în mișcare și 14 cenți pe milă pentru organizațiile caritabile. Contribuabilii pot deduce kilometrajul medical ca cheltuială medicală în Planul A. Mile-urile conduse pentru caritate pot fi incluse în deducerile caritabile, care apar, de asemenea, în Schema A. Kilometrajul mobil este dedus pe formularul 3903.
