Documentația procesului este înregistrarea proceselor pe care o companie o desfășoară în mod regulat. De obicei, creat pentru a instrui angajații, documentația și instruirea procesului pot lua uneori timp departe de alte activități. Cu toate acestea, rezolvarea problemelor cauzate de angajații care nu au beneficiat de formare adecvată sau care nu au înțeles modul corect de desfășurare a unui proces poate, de asemenea, să ia timp dintr-o zi.
Integrare
Organizațiile constau dintr-o serie de procese integrate pentru a realiza un obiectiv general. Documentația procesului implică înregistrarea acestor diferite procese, astfel încât organizațiile să poată înțelege modul în care funcționează și să elaboreze strategii pentru a le îmbunătăți.
Claritate
Procesele trebuie înregistrate într-o manieră clară și convingătoare, deoarece aceste procese pot contribui, de asemenea, la articularea schimbărilor necesare în modul în care le îndeplinesc angajații. Managementul poate uneori să dezvolte documentații de proces în manuale de instruire pentru instruirea noilor angajați.
Actionable
Documentația procesului trebuie să fie acționabilă, astfel încât persoanele care nu au efectuat niciodată aceste procese înainte să le poată face. Motivul pentru care anumite produse sunt aceleași într-un lanț de magazine se datorează faptului că procesul de creare a acestor produse - o ceașcă de cafea, de exemplu - a fost documentată în mod clar într-un mod care le permitea altora să creeze duplicate ale produsului. Documentația procesului trebuie să poată fi acționată pentru a ajuta managerii în formarea angajaților.
Cauza si efect
Documentația procesului trebuie să fie scrisă pentru a defini clar natura cauzelor și efectului proceselor. Procesele trebuie să fie documentate în mod izolat, precum și documentate pentru a explica modul în care diferitele procese se raportează unul la celălalt. De exemplu, o organizație ar putea dori să înțeleagă modul în care procesul său de întâlnire influențează deschiderea discuțiilor companiei.
Omisiune
Cei care creează documentația procesului trebuie, de asemenea, să fie conștienți de ce să omiteți în documentația procesului. De exemplu, unele procese sunt atât de simple încât nu trebuie să fie descrise. Alte procese nu trebuie neapărat să fie făcute corect de fiecare dată.
Proces și formare
Adesea managerii pot combina documentația procesului și instruirea. Documentația procesului poate economisi timp pentru lucrătorii care ar putea face alte sarcini în loc să utilizeze timpul care urmează cursuri de formare. Cu toate acestea, documentația procesului nu explică întotdeauna informații suficient de clare pentru angajați. Adesea, aceasta trebuie combinată cu instruire practică pentru a se asigura că informațiile sunt înțelese clar de un nou angajat.
