Majoritatea hotelurilor efectuează audituri de noapte sau verificări de echilibru ale registrelor clienților.Aceste verificări sunt completate pentru a asigura acuratețea conturilor clienților, pentru a verifica tranzacțiile financiare ale zilei și pentru a urmări procentele de ocupare și veniturile din cameră, precum și pentru a afla ce oaspeți vor fi verificați a doua zi. Auditurile de noapte pot fi efectuate manual sau electronic și există mai mulți pași în procedura globală.
Completați înregistrările de taxare incorecte
Noii auditori sunt responsabili pentru asigurarea faptului că toate tranzacțiile clienților din ziua respectivă sunt corect încărcate și postate în conturile clienților. Aceste taxe trebuie trimise la data exactă, sau pot apărea confuzii și discrepanțe atunci când oaspetele se află la check-out. Câteva exemple de taxe de acest tip includ taxe de servicii în cameră, taxe telefonice sau de internet, taxe de curățare chimică, taxe pentru mini-bar sau costuri de parcare cu valet.
Reglați starea camerei și tarifele
După examinarea raportului de ocupare a zilei și a rapoartelor privind starea de gospodărie, care sunt finalizate în fiecare dimineață, auditorul de noapte trebuie să concilieze orice discrepanță dintre cele două rapoarte pentru a afla starea reală a ocupării camerelor de hotel. Apoi, acesta compară înregistrările de înregistrare a clienților cu raportul camerei pentru a vă asigura că tarifele încărcate sau cele cotate se potrivesc. De exemplu, unii oaspeți pot să citeze o reducere pentru camera de hotel la check-in, dar sistemul de rezervare îl menționează ca tarif standard.
Verificați emisiunile nerealizate
Când oaspeții au rezervări, dar nu se înregistrează niciodată, se consideră că nu sunt spectacole. Auditorul de noapte trebuie să verifice aceste informații în sistemul frontal pentru a se asigura că sunt eliminate rezervele duplicate, se facturează facturi fără afișare și camerele sunt marcate disponibile. De asemenea, el trebuie să facă o notă în sistem că clientul nu a apărut, astfel încât nu există probleme atunci când ne-spectacol se percepe o taxă.
Postări și taxe
Acest proces de auditare de noapte este de obicei mult mai ușor cu un sistem automat. Auditorul de noapte postări pur și simplu, sau creează o taxă pentru, tarifele efective noapte de noapte și toate impozitele aplicabile pentru toate camerele ocupate. După ce a confirmat ratele și taxele, auditorul de noapte creează o rată de cameră și un raport fiscal.
Generarea de rapoarte
Auditorul de noapte creează mai multe rapoarte decât raportul ratei și raportul de impozitare. Acestea includ raportul zilnic al operațiunilor, rapoartele separate ale departamentului și raportul privind bilanțul ridicat. Raportul zilnic de operațiuni constă într-un rezumat al întregii activități a zilei și include detalii cum ar fi venitul total, tranzacțiile cu numerar din oficiu, statisticile de funcționare și creanțele. Rapoartele departamentului separat includ toate tranzacțiile de la alte departamente ale hotelului, cum ar fi un restaurant sau bar la fața locului, room service și alte zone hoteliere. Raportul cu bilanț mare identifică pur și simplu invitații care se apropie de limitele de credit ale contului.
Procedurile finale
Auditorul de noapte compară plățile în numerar și plățile, echilibrează registrele și apoi creează un voucher de numerar pentru bancă. Ea apoi susține sistemul de calcul hotelier pentru a asigura că toate informațiile sunt salvate. Procedura finală este distribuirea tuturor rapoartelor și informațiilor părților corespunzătoare, cum ar fi managerul general, managerul de recepție și managerul de room service sau manager.
